企業の業務効率化において、ワークフローシステムの導入は欠かせない要素となっています。しかし、多くのシステムが存在する中で、自社に適したワークフローシステムを選ぶことは簡単ではありません。導入後に「使いづらい」「現場に浸透しない」「想定以上にコストがかかる」といった問題が発生するケースも少なくないのが現状です。このような失敗を避けるためには、システムを選定する段階で重要なポイントを押さえることが大切です。
本記事では、ワークフローシステムの選定で絶対に確認しておくべき4つのポイントを詳しく解説し、失敗しない選び方をお伝えします。
Writer Profile
藤原 賢太
富士ソフト株式会社
ソリューションビジネスユニット
ソリューション事業本部 営業統括部
ソリューション営業部 第4営業グループ リーダー
2019年 富士ソフト入社。AWS関連ソリューションの営業やDX商材の全社横断営業を経て、現在はペーパーレス化やレガシーシステム脱却といった業務プロセス改善に関するソリューションの営業を行っている。
ワークフローシステムを選ぶ際には、まず自社の現状を正確に把握することから始める必要があります。単純に機能の多さや価格の安さで判断するのではなく、自社の業務特性や組織構造に適したシステムを見つけることが重要です。
適切なワークフローシステムを選ぶためには、現状の業務フローを詳細に分析する必要があります。どのような承認ルートが存在し、どの工程で時間がかかっているのかを把握することで、システムに求める機能が明確になります。
要件定義では、必須機能と希望機能を明確に分類することが重要です。すべての要望を満たそうとすると、過剰なスペックになりがちで、結果的にコストが増大する可能性があります。
ワークフローシステムの選び方では、導入後の運用も重要な検討要素です。システムの操作性や管理のしやすさ、トラブル時のサポート体制なども事前に確認する必要があります。
さらに、システムのアップデートやメンテナンスがどのように行われるのか、定期的なバージョンアップやセキュリティパッチの提供についても確認しておくことが、長期的な運用を見据えた重要な要素となります。特に、現場での利用者が多い場合は、直感的に操作できるユーザーインターフェースを持つシステムを選ぶことで、導入後の混乱を避けることができます。
ワークフローシステムの選び方において、最も重要な要素の一つが業務との適合性です。自社の承認フローや組織構造に柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、導入後のスムーズな運用が期待できます。
効果的なワークフローシステムには、複雑な承認ルートを柔軟に設定できる機能が求められます。条件分岐、代理承認、複数承認者による合議など、多様な承認パターンに対応できることが重要です。
承認ルートの設定では、金額による承認者の自動振り分けや、部署横断的な承認フローの作成ができるかどうかが選定のポイントになります。
各企業の業務に合わせて申請フォームをカスタマイズできる機能も重要です。経費精算、稟議書、有給申請など、様々な申請に対応できるテンプレートが用意されているかを確認する必要があります。
また、独自の申請フォームを作成できる機能があることで、特殊な業務プロセスにも対応可能になります。フォーム作成の難易度や制約も事前に確認しておくことが重要です。
企業の成長や組織再編に柔軟に対応できるシステムを選ぶことは、長期的な運用を考える上で重要です。部署の統廃合や人事異動があっても、簡単に設定を変更できる仕組みがあるかを確認する必要があります。
マスターデータの管理方法や、既存の人事システムとの連携機能なども、組織変更への対応力を判断する材料となります。
ワークフローシステムの選び方では、エンドユーザーの操作性を重視することが重要です。どれほど高機能なシステムでも、現場の担当者が使いづらいと感じれば、導入効果は期待できません。
操作性の良いワークフローシステムは、初回利用時でも迷わずに申請や承認ができる設計になっています。メニュー構成が分かりやすく、必要な機能にすぐにアクセスできることが重要です。
画面のレイアウトや色使い、ボタンの配置なども、長時間使用する上で大切な要素となります。実際の業務シーンを想定したデモンストレーションを通じて、操作感を確認することがおすすめです。
現代の働き方では、外出先や自宅からでもワークフローシステムにアクセスする必要があります。スマートフォンやタブレットでの操作性も重要な選定基準となります。
モバイル対応では、単にアクセスできるだけでなく、申請の作成や承認作業が快適に行えるかどうかを確認する必要があります。レスポンシブデザインや専用アプリの有無も評価ポイントです。
ワークフローシステムの操作性を正確に評価するには、実際に使ってみることが最も効果的です。多くのベンダーが無料トライアルを提供しているため、これを積極的に活用することが重要です。
トライアル期間中は、実際の業務シナリオに基づいてテストを行い、複数の部署の担当者に操作してもらうことで、幅広い視点からの評価が可能になります。
ワークフローシステムの選び方において、既存システムとの連携能力とセキュリティ対策は、導入後の運用効率に大きく影響する重要な要素です。単独で機能するシステムではなく、企業の情報システム全体と協調して動作するシステムを選ぶことが重要です。
システム連携では、人事マスターとの同期、会計システムへのデータ連携などが重要な確認事項となります。
API連携の充実度や、標準的なファイル形式でのデータエクスポート・インポート機能も、他システムとの協調を実現するために重要な機能です。連携可能なシステムの種類や設定の複雑さも事前に確認しておく必要があります。
ワークフローシステムには機密性の高い情報が流れるため、適切なセキュリティ対策が施されているかを確認することが重要です。データの暗号化、アクセスログの管理、権限の細かい設定などが主要な確認項目となります。
また、プライバシーマークの取得状況、定期的なセキュリティ監査の実施状況なども、ベンダーの信頼性を判断する材料となります。
クラウド型のワークフローシステムを選択する場合は、データセンターの場所、バックアップ体制、災害対策などのインフラ面でのセキュリティも重要な確認事項です。
また、セキュリティに関する業界標準や規制に準拠しているかを確認し、データ漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えるための対策が講じられているかどうかも評価ポイントです。国内のデータセンターを使用しているか、データの保存場所が明確であるかなど、データガバナンスの観点からも評価する必要があります。
ワークフローシステムの選定では、業務適合性と機能の柔軟性、操作性とユーザビリティ、システム連携とセキュリティ対策などのポイントを総合的に評価することが重要です。これらの観点から慎重に検討することで、自社に最適なシステムを選択できます。
導入前には必ず無料トライアルを活用し、実際の業務シーンでの使用感を確認することをお勧めします。また、現場の担当者の意見も積極的に取り入れることで、導入後の定着率を高めることができるでしょう。
富士ソフトは、お客様の業務に最適なワークフローシステムのご提案を行っております。数あるワークフローシステムの中でも特におすすめしているのは、無料トライアルにも対応しており、高機能かつ操作性に優れたAgileWorksです。
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AgileWorksとは、複雑な業務フローを構築できる株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。紙のような直感的な操作が可能な申請フォームをノンプログラミングで作成でき、人事システムとの連携や未来組織の事前メンテナンス機能も備えています。マルチデバイスに対応しており、社内手続きのペーパーレス化やリモートワークの推進、様々なシステムとの連携による業務効率化を実現します。
※｢AgileWorks｣は、株式会社 エイトレッドの登録商標または商標です。
