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導入事例(日本財団 様)



日本財団(財団法人)

財団法人として、助けあえる社会現実のためにGoogleAppsを業務効率化の大きな力として
日本財団

日本財団
システム統括グループ 情報コミュニケーションチーム リーダー 吉倉 和宏様

目次

営利団体にはない財団法人としての使命と課題とは…

業務効率化をめざしたシステム化の歩みは…

社内プロジェクトチームの発足当初の様子は…

G Suite(旧Google Apps)の採用に至った理由とは…

公のみに頼らず、民が民を支援していくために…

■営利団体にはない財団としての日本財団の使命とは。そして、抱えていた課題とは…

 私ども日本財団は、障害者の自立支援など社会福祉関係のボランティアや、人道支援などの国際協力活動を、地方自治体が主催する競艇事業の収益金からいただいた資金を原資に助成しています。
 公益に関わる仕事を国や行政に頼るだけでなく、民間ベースでも支えあっていく社会づくりのために、ただ受け身の姿勢で助成金の応募を待っているだけでは十分とはいえません。当財団の職員が自ら積極的に現場を訪問し、ともに課題や解決策を探していくようなアクティブな活動を私どもでは大切に考えています。
 助成金の申請は年間で約7200件。全職員100人の中で約40人が審査にあたり、約3500件を選出しています。熱意を持ったボランティアなどの皆さまが助成金を有効に使って下さることで社会はよりよい方向に向かうと信じていますから、決して妥協は許されません。
 しかし、職員数には限界があります。選出された助成対象の事業を、職員一人あたり大規模なもので30件ほど、小規模なものでは100件以上を担当し、その運営まで支援していますが、現実問題として他にも同時に行わなければならない業務も多々あるため、職員は多忙をきわめているのが現状です。
 そんな私どもにとって業務の効率化は必須であり、それを推進するためのシステム化や合理化を、以前からずっと追求し続けてきたのです。

 

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■業務効率化をめざしたシステム化の歩みと、そこで発生した問題点とは…

 業務効率化の第一歩として、1995年に小規模な会計システムを稼動させていました。その後、1997年には当時として新しいグループウェアを導入し、社内LANの構築も果たしました。さらに2000年には、Webベースの基幹系システムを構築し、助成金のインターネット申請や審査、活動報告書のWeb公開など、一連の業務のトータルな効率化を進めたのですが、そこにはさまざまな問題点が発生しました。
 まず、外部から内部の情報を利用することが困難だったことです。実際、財団内での情報共有しかできない状態だったのです。私どもの業務は、支援対象の団体と現場で情報を共有し、コラボレーションを積極的に推進する必要があるため、外部からアクセスできないことは大きな欠点でした。
 そこで、各職員は仕方なく、大手ポータルサイトのWebメールサービスを出張時の情報共有のため利用するなど、それぞれのやり方で対応していましたが、「外からアクセスできるようにしてほしい」という声は日増しに切実になっていきました。
 また、当時利用していたグループウェアは、職員採用や人事異動にともなうユーザー設定の作業が煩雑だったため、作業の一部を外部に依頼していました。そして、その管理業務の手間も、私どもにとって大きな負担となりました。
 さらに、1アカウント50MBというメールの容量制限や、スパム対策も問題でした。当時、月間約50万通のメールを財団で受信していましたが、そのうち80%はスパムで、通常のメール送受信が1週間も遅れることさえありました。しかも、そのための対策に年間約200万円という多大な支出を要したのです。
 こうした、まさに山積というべき課題の数々を解決するには、「新しい考えでシステム導入するしかない」という結論に至ったわけです。

 

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■社内プロジェクトチーム発足と当初の検討の様子は…

 2009年度の初めにパソコンの入れ替えを行うタイミングにあわせて、前年7月から社内システム化のプロジェクトチームをスタートさせ、新システムの導入を検討しはじめました。この時、大前提となったのが「従来使用していたグループウェアから、Webベースのシステムに移行する」ことでした。これは、すでに業務全体を通してWeb ベースのシステムを活用していたことや、外部からアクセスできない原因が、従来のグループウェアにあったためです。
 ところが、候補として挙がるシステムのほとんどは、「何らかのメールソフトを中心に利用して、必要な時にはWebからアクセスする」というスタイルで、Webだけで完結するものではありませんでした。なかには使い勝手の良いものもあったのですが、パソコンの故障によってメールも消失する危険性があることは大きな問題でした。また、メールソフトのバージョンアップやセキュリティ対応など、精神面でも費用面でも運用面での負担が大きいと感じたのです。私どもでは、既存の基幹系システムもブラウザだけで処理できる設計にしているため、職員が使用するPCに特別なソフトは入れていませんでした。そこにメールソフトを新しく入れて、追加費用を支払いながらもメール消失のリスクにさらされることはどうしても避けたかったのです。

 

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■さまざまなシステムを検討する中で、G Suite(旧Google Apps)の採用に至った理由とは…

 その後も検討を重ねた結果として、私どもが求める条件を満たすのはG Suiteのみだと判断したのです。
 その理由は、まず、Web上で稼動が完結できることです。G Suiteなら、世界のどこからでもアクセスし、オフィスと同じように利用できることは大きなメリットだと感じました。私どもが支援を行う市民活動はオープンなものが多く、当財団では職員が外部の人とカレンダーを共有することもあります。それが簡単にできるG Suiteのオープンさは、私どもの業務とたいへん相性が良いと感じています。
 また、Google Message Securityサービスにより、特別なソフトを必要とせず、スパムやウィルス対策が可能となることも魅力でした。しかも、メール容量は1アカウントあたり25GBで、一気に従来の500倍となりました。さらに、人事異動のたびに外部に依頼していた設定作業が不要になったこともありがたいですね。
 そして、何より重要だったのは、コストパフォーマンスです。コストの大幅削減が確実に見こめることが、最終的な導入の決め手となりました。従来は、サーバなどハードに関するメンテナンスや設定などの費用が5年間で1000万円以上、スパム対策まで含めれば2000万円以上必要になりましたから。それが、 G Suiteでは、200アカウント導入して、5年間で600万円と3分の1以下で済むのです。
 もちろん、導入以前から複数の職員が個人としてフリーでGmailやGoogleカレンダーを利用しており、その機能や使い勝手に慣れていたことも、G Suiteという新システムの導入に対する抵抗感を最小限に抑える効果がありました。

 


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■公のみに頼らず、民が民を支援していく。そんな理想社会をめざして…

 もちろん、G Suite(旧Google Apps)の導入に関して、まったく障害がなかったわけではありません。一部の職員からは、メールボックスが外部にあることによるセキュリティ面での不安や、もしもGoogleがなくなったらメールはどうなる?といった心配の声も寄せられました。
 しかし、「Googleがなくなることへの心配もあるが、メールソフトがセキュリティの問題を残したままサポートを停止される可能性の方が大いに心配だ」と意見を一致させることができました。また、セキュリティについても、財団内で一定の施策を講じることで不安を払拭していきました。
 2009年4月上旬から、全職員が一斉にG Suiteを使いはじめたことで、私どもの業務効率化が進んでいると感じています。今後は、Googleならではの恩恵である、順次リリースされる新しいツールにもチャレンジしたいですね。そして、新しい事業の企画やNPOなどの活動支援、情報交流、コミュニケーションといった、私どもの本来の業務に全力投球し、“みんなで支えあえる社会の実現”をめざして、これからも一層の努力を続けていかなければならないと考えています。

 

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