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導入事例(株式会社相鉄エージェンシー 様)


株式会社相鉄エージェンシー(サービス)

「社内に技術者はいませんが、富士ソフトのサポートのおかげでスムーズにGoogleの環境を作ることができました」
株式会社相鉄エージェンシー 経営管理室 総務部 (右から)総務課長 乾充様、総務課課長代理 岩本孝様、主任 中橋京子様、石井幸子様
  • ・会社名/ 株式会社相鉄エージェンシー
  • ・従業員数/ 120名
  • ・資本金/ 9,000万円
  • ・オフィシャルサイト
    http://soag.co.jp/

株式会社相鉄エージェンシー経営管理室 総務部
(右から)総務課長 乾充様、総務課課長代理 岩本孝様、主任 中橋京子様、石井幸子様

目次

メールソフトとグループウェアをG suite(旧Google Apps)に完全移行

メール環境の改善が急務に

広告代理店にとっての理想のメール環境とは

導入後一ヶ月でなくなった戸惑い

G Suite(旧Google Apps)の導入効果

富士ソフトへの評価と今後の活用

■メールソフトとグループウェアをG Suite(旧Google Apps)に完全移行

◇業態についてお聞かせ下さい。

相鉄エージェンシーは相鉄(相模鉄道)グループの広告代理店です。駅広告、車内広告など交通広告を中心に幅広く代理店業務を行っています。創立は昭和58年1月、社員数は役員を含め120名です。

◇G Suite(旧Google Apps)をどのように活用していますか。

相鉄エージェンシーでは、2009年5月にG Suiteを120ライセンス導入し、全社で活用しています。

導入前、社員によってメールソフトがバラバラだったことが課題でしたが、導入後はGmailに統一することができました。また、グループウェアについても国内製品AからG Suiteに移行することができました。

相鉄エージェンシーではIT技術者がいないため、導入後は富士ソフトの「アドバンス技術サポート」に年間契約し、万が一の際も迅速なサポートが受けられる体制を整えました。

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■メール環境の改善が急務に

◇導入前の環境についてさらに詳しくお聞かせください。

メールサーバーは自社専用のものでしたが、さきほど申し上げた通りIT技術者がいないため管理・運営に不安がある状態でした。また会社として推奨していたメールソフトはグループウェアAのメーラー機能でしたが、製品Aはグループウェアとしては使い勝手が良かったものの、メーラー機能は使いにくかったため、社員はそれぞれが使いやすいメールソフトを使うようになっていました。

ある時メールサーバーの障害が起き、それをきっかけにメール管理の体制を見直すことになりました。

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■広告代理店にとっての理想のメール環境とは
経営管理部 総務部 総務課長 乾 充 様

◇相鉄エージェンシーのような広告代理店にとって、理想的なメール環境とはどのようなものでしょうか。

私たちが理想とするメール環境は以下3つに要約されます。

1.外出先からメールが確認できること。

相鉄エージェンシーでは社員の半数以上が営業マンです。外出の多い営業マンにとって、出先からどのようにメール確認を行うかについては以前からの課題でした。セキュリティ上、ノートパソコンを社外へ持ち出し利用することは許可しておりません。セキュリティを担保しつつ外出先で自由にメール送受信ができる仕組みが必要でした。

2.容量が大きいデータが送れること。

広告代理店では、お取引先様との入稿データをメールでやりとりすることもあります。入稿データはたいていの場合サイズが大きくメールボックスの容量制限にひっかかるため、画像の解像度を落としたり、分割したりなどの手間が発生していました。また、外部のデータ送信サービスなどもよく利用していました。容量を気にせず大きなファイルを送受信できるメールボックスが求められていました。

3.特別なIT知識や技術が必要なく管理ができること。

社内にIT技術者はいませんので、専門的なことに関してはアウトソーシングが基本でした。しかし、新しいアカウントの追加など頻繁に起こる軽微な作業まで外部に任せたくはありません。誰でも簡単に管理ができる仕組みが理想的です。

このようなポイントに費用面も加味しながら、どのような仕組みにするかいくつかのパターンで検討しました。その結果、この3つの条件を兼ね備えているのはG Suite(旧Google Apps)であるという結論に達し、かねてからお付き合いのあった富士ソフトにお願いして評価をさせていただくことになりました。


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■導入後一ヶ月でなくなった戸惑い

◇評価はどのように行いましたか。

まず、経営管理、営業、企画開発の3つの異なる部署から10名を選び、1ヶ月間試用してもらいました。富士ソフトにはその間、使いこなせるように徹底したサポートをしていただきました。

一番懸念していたのは、製品Aで行っていたグループウェア機能をどのようにG Suite(旧Google Apps)に移行させていくかということです。これに関しては富士ソフトのアドバイスをもらいながら、一つひとつ解決をしていきました。

例えば、製品Aでは社員の予定が一覧できますが、Googleカレンダーではそれができません。これに関してはGoogleサイトで一覧できるページを作ることで解決しました。また、製品Aにはあったファイル管理の機能がG Suiteにはなく困っていましたが、Googleサイトの機能でカバーできることがわかりました。

このように最初は違和感がありましたが、慣れれば問題ないだろうという事になり導入が決定しました。

◇導入はスムーズに行われましたか。

富士ソフトから紹介いただいた移行ツールを使うことでこれまでのメールデータを問題なくGmailに移行できました。

ただ、基幹システムとの絡みでブラウザはInternet Explorer6を使っていたため、G Suite(旧Google Apps)用にタブ機能がある別のブラウザを用意することにしました。

問題点といえばそれぐらいで、全体を通し予想以上にスムーズな導入ができたと思います。

◇ユーザーの反応はいかがでしたか。

正直に申し上げると、最初はユーザー(社員)に戸惑いもあり、マイナスの意見もでました。相鉄エージェンシーの社員の平均年齢は41歳です。この年代の社員にとっては従来のメールソフトと操作感の異なるGmailは違和感を感じるらしく、とっつきにくい、使いづらいという意見です。ラベル機能もわかりにくい、フォルダのほうがいい、などという声も多数ありました。

しかしそれも一ヶ月程度のことでした。使っているうちに、ラベルはフォルダと同じように使えて、むしろ今までのように「どのフォルダに入れたんだろう」と探すよりも便利だということが皆わかってきました。また、発信者でも件名でも、何かキーワードを入れて検索をかければあっと言う間に欲しいメールが出てくるので、今はむしろ以前より便利だと思っているユーザーも多いようです。

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■G Suite(旧Google Apps)の導入効果
営業本部 営業推進部 営業開発課長 木村 淳 様

◇G Suiteを導入して3ヶ月がたちました。これまでのところ、どのような効果がありますか。

これまでのところ、以下3つの効果を確認しています。

1.100%に近い稼働が保証されていることによる管理者の負荷軽減

以前の環境ではメールサーバに障害が起きた場合、メール機能が完全にストップしてしまう危険性がありました。しかし、GmailはGoogleが稼働率を99.9%まで保証してくれています。これは管理側にとっては大きな安心で、精神的な負荷も軽減されました。

2.迷惑メールの激減

これまでは特にスパムフィルターなどは使っていなかったため、社員によっては一日100件以上来ていた迷惑メールが現在はほぼゼロになりました。振り分けしたり、必要なメールを探し出す時間のロスがなくなりました。

3.外部からのメールやスケジュールの確認

G Suiteに切り替えたことで営業マンが個人負担することなく会社支給の携帯電話でメール確認ができるようになりました。その結果、メールのレスポンスの速度が全体として上がっています。


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■富士ソフトへの評価と今後の活用
経営管理部 総務部 総務課課長代理 岩本 孝 様

◇富士ソフトへの評価をお聞かせください。

今回の導入に関する富士ソフトのサポートには非常に満足しましたので、アドバンス技術サポートを申し込み、今後も細かいところまでサポートをお願いすることにしました。富士ソフトへの具体的な評価点は以下の3つをあげることができます。

1.サポートが手厚いこと

富士ソフトの導入支援は懇切丁寧で、一つひとつの機能の使い方から技術的なサポートまで様々部分でお手伝いを頂きました。問題が起きても、一緒になってその問題解決に向けて取り組んでくれました。

2.Googleに改善要求が出せること

富士ソフトではGoogle社に改善要求を出すための部門を作ったと聞きました。今後は私たちだけでなく、他の会社からの声も集めていただき、Google社へリクエストとして届けていくことで、それぞれのツールがより使いやすくなっていくことを大いに期待しています。

3.回答が早いこと

富士ソフトにはG Suiteの技術サポートを専門に行う技術者がいて、何かあったらすぐに連絡をくれる、すぐに駆けつけてくれるという安心感がありました。実際その通りで、質問・疑問に対するレスポンスには満足しています。

◇今後はどのようにG Suite(旧Google Apps)を活用されていきますか。

引き続きGmail、Googleカレンダーを活用しつつ、Googleドキュメントで文書共有を行ったり、Googleビデオで情報共有を行ったりと、もっと他の機能が活躍できるシーンも今後出てくると思っています。G Suiteは今後も様々なサービスをリリースしながら進化し続けていくことでしょう。富士ソフトには引き続き強力なサポートをお願いしたいと思っています。


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