経費精算システムとは？中小企業が導入するメリットと目的

経費精算システムの基本概要

経費精算システムとは、経費の申請、承認、精算を一元管理するためのソフトウェアです。従業員が経費を申請すると、システムが自動的に承認フローを進め、最終的に経理部門での精算処理が行われます。手作業によるミスを減らし、業務の効率化を図ることができます。また、コロナ禍でテレワークの導入や生産性の向上を目的にモバイル対応やクラウドサービスを利用することが増え、申請場所を問わずに経費の管理ができるようになりました。

中小企業が経費精算システムを導入する意義

中小企業が経費精算システムを導入する意義は、業務効率の向上とコスト削減にあります。手作業での経費処理は時間がかかり、ミスも発生しやすいですが、システムを導入することでこれらの問題を解決できます。さらに、経費の利用状況が可視化されることで経営判断の迅速化が可能となります。

紙やExcelとの違い

経費精算システムは、紙やExcelを使用した従来の方法と比べて、効率性と正確性が大幅に向上します。紙やExcelでは、手入力によるミスやデータの重複が発生しやすく、承認プロセスも時間がかかります。しかし、経費精算システムを利用することで、手入力ミスを減らすことができ、データの正確性が向上します。承認プロセスも可視化され、リアルタイムでのデータ管理が可能になるため効率性も上がります。これにより、経理部門の負担が軽減され、より戦略的な業務に集中することができます。

中小企業の経理部が抱える経費精算の主な課題

1. 手作業による人的ミス

経費精算の手作業は、人的ミスを引き起こしやすいプロセスです。手入力によるデータの誤りや、紙の書類の紛失などが頻繁に発生し、経理部門の信頼性を損なうことがあります。これにより、経費の正確な把握が難しくなり、企業全体の財務管理に影響を及ぼす可能性があります。経費精算システムを導入することで、デジタル化されたプロセスによりミスを大幅に削減し、業務の正確性を向上させることができます。

2. 経費申請・承認の遅延

経費申請や承認の遅延は、業務のスムーズな進行を妨げる大きな要因です。特に、承認者が出張中や多忙な場合、申請が滞ることが多く、結果として経費の支払いが遅れることがあります。これにより、従業員のモチベーションが低下し、業務効率が悪化することがあります。経費精算システムを活用することで、モバイルデバイスからの迅速な承認が可能となり、遅延を最小限に抑えることができます。

3. 経理担当者の業務負担増加

経理担当者は、経費精算に関する多くの業務を抱えており、その負担は年々増加しています。手作業によるデータ入力や確認作業は、時間と労力を大幅に消耗させます。これにより、他の重要な業務に割く時間が減少し、全体的な業務効率が低下します。経費精算システムを導入することで、これらの作業を自動化し、経理担当者の負担を軽減することが可能です。

4. コンプライアンス違反リスク

経費精算におけるコンプライアンス違反は、企業にとって重大なリスクとなります。規定に反する経費の申請や承認が行われると、法的な問題を引き起こす可能性があります。経費精算システムは、規定に基づいたチェック機能を備えており、違反を未然に防ぐことができます。これにより、企業のコンプライアンスを強化し、リスクを低減することができます。

5. 申請・管理コストの増大

経費精算にかかるコストは、申請や管理のプロセスが複雑化するにつれて増大します。特に、紙ベースのプロセスでは、印刷や保管にかかる費用が無視できません。経費精算システムを導入することで、これらのコストを削減し、効率的な管理が可能となります。デジタル化されたプロセスにより、経費の透明性が向上し、経営判断の迅速化にも寄与します。

経費精算システム選びで中小企業がチェックすべき5つのポイント

1. 直感的な操作性

経費精算システムを選ぶ際、直感的な操作性は非常に重要です。システムが使いやすければ、経理担当者だけでなく、全社員がスムーズに利用でき、導入後の教育コストも削減できます。特に、初めてシステムを利用する社員でも迷わず操作できるよう、画面のレイアウトやナビゲーションが工夫されていることが求められます。

2. モバイル対応とクラウド化

多様化した現代のビジネス環境では、モバイル対応とクラウド化は欠かせません。モバイル対応により、出先でも経費申請や承認が可能となり、業務のスピードが向上します。また、クラウド化された経費精算システムは、どこからでもアクセスできるため、リモートワークにも対応しやすくなります。これにより、IT部門の負担も軽減され、本来の業務に集中できる環境が整います。

3. セキュリティ対策

経費精算システムには、企業の重要なデータが含まれるため、セキュリティ対策は必須です。ISO27001やPCIDSSなどの国際標準に準拠したセキュリティ基準を満たしているか確認することが重要です。これにより、データの漏洩や不正アクセスを防ぎ、安心して経費精算システムを利用することができます。

4. コストパフォーマンス

経費精算システム導入において、コストパフォーマンスは重要な要素です。初期費用やランニングコストが適正であるか、また、システム導入による業務効率化の効果がコストに見合うものであるかを評価する必要があります。とくに中小企業にとっては、限られた予算内で最大の効果を得ることが求められます。

5. 他システムとの連携

経費精算システムが他の業務システムと連携できるかどうかも重要なポイントです。会計ソフトや給与システムとの連携が可能であれば、データの二重入力を防ぎ、業務を効率化することができます。また、APIを利用したカスタマイズが可能であれば、企業のニーズに合わせた柔軟な運用が可能となります。

経費精算システム導入の流れと成功のコツ

現状分析と目標設定

経費精算システムを導入する際、まず現状の業務プロセスを詳細に分析することが重要です。現状の課題を明確にし、システム導入によって解決したい目標を設定します。例えば、手作業によるミスの削減や承認プロセスの迅速化などが挙げられます。これにより、導入後の効果を最大化するための基盤を築くことができます。

関係者への説明・同意の取り付け

システム導入には、経理部門だけでなく、他の関係者の理解と協力が不可欠です。導入の目的や期待される効果を明確に説明し、関係者からの同意を得ることが重要です。協力を得ることで導入プロセスがスムーズに進み、全社的な協力体制を築くことができます。

システムの選定

適切なシステムの選定は、システム導入の成功に直結します。複数のシステムを比較し、操作性や機能性を確認します。特に中小企業にとっては、コストパフォーマンスや購入先も重要な選定基準となります。

導入後の定着化・効果検証

システム導入後は、定着化を図るためのフォローアップが必要です。定期的に効果を検証し、必要に応じてプロセスの見直しを行います。これにより、システムの効果を最大限に引き出し、業務効率化を持続的に実現することが可能になります。

経費精算システムを導入した中小企業の成功事例3選

1. 月末の経理業務が半減

ある中小企業では、経費精算システムの導入により月末の経理業務が大幅に軽減されました。従来は紙ベースでの申請が主流で、月末に申請が集中し、経理担当者の負担が大きかったのです。しかし、システム導入後は、申請がリアルタイムで行われるようになり、月末の業務が半減しました。これにより、経理担当者は他の重要な業務に時間を割くことができるようになりました。

2. コンプライアンスの強化と内部統制の向上

経費精算システムの導入は、コンプライアンスの強化と内部統制の向上にも寄与します。ある企業では、システムの規定チェック機能を活用することで、申請の遅延や承認ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化しました。これにより、経費の透明性が向上し、迅速な経営判断が可能となりました。内部統制の強化は、企業の信頼性を高める重要な要素です。

3. 経費申請・承認のリードタイム短縮

経費精算システムの導入により、経費申請から承認までのリードタイムが大幅に短縮されました。モバイル対応のシステムを導入した企業では、外出先でも申請・承認が可能となり、業務のスピードが向上しました。これにより、経理部門の業務効率が向上し、申請者も迅速に経費を処理できるようになりました。リードタイムの短縮は、企業全体の生産性向上に直結します。

経費精算システムと連携可能な便利な機能・サービス

中小企業の経理担当者にとって、経費精算システムの導入は業務効率化の鍵となります。経費精算システムと連携可能な便利な機能やサービスについて詳しく解説し、どのようにして業務をよりスムーズに進めることができるかを示します。これにより、経理業務の負担を軽減し、企業全体の生産性向上に寄与する方法を探ります。

会計ソフトとの連携

交通系ICカード取込

交通系ICカードの取込機能は、経費精算システムの中でも特に便利な機能の一つです。SuicaやPASMOなどのICカードの利用履歴を自動で取り込み、経費精算に反映させることができます。これにより、交通費の申請が簡素化され、手間を大幅に削減できます。さらに、データの正確性が向上し、不正防止にも役立ちます。

領収書画像のOCR読取機能

領収書画像のOCR（光学文字認識）読取機能は、紙の領収書をデジタル化し、経費精算を効率化します。スマートフォンで撮影した領収書をシステムにアップロードするだけで、AIが自動的に情報を抽出し、経費レポートを作成します。これにより、手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。

ワークフロー自動化ツール

ワークフロー自動化ツールは、経費精算プロセス全体を効率化するための重要な機能です。申請から承認までのフローを自動化し、経理担当者の負担を軽減します。これにより、承認の遅延を防ぎ、迅速な経費処理が可能になります。また、規程に基づいた自動チェック機能により、コンプライアンスの強化にも寄与します。

Concur Standardの特徴

Concur （コンカー）とは、SAPグループの株式会社コンカーが提供する、出張・経費管理を効率化するクラウドシステムです。経費精算市場で国内売上シェアNo.1※のメジャーな製品であり、企業の経費管理業務を自動化・効率化することができます。

その Concur の重要な機能を残しつつ中小企業向けに最適化した製品が Concur Standard です。クラウドベースのシステムであり、モバイル対応やICカード連携など、現代のビジネス環境に適した機能を備えています。これにより、中小企業の経費精算業務の負担を軽減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

また、Concur Standardは、規定チェック機能や多言語・多通貨対応など、グローバルなビジネスにも対応しています。これにより、経費精算のプロセスを一元管理し、透明性を高めることができます。さらに、経費データの可視化を通じて、迅速な経営判断をサポートします。加えて、システム導入が比較的手軽という点も魅力的なポイントです。

※出典：株式会社アイ・ティ・アールが発行する市場調査レポート「ITR Market View：予算・経費・サブスクリプション管理市場2025」

Concur Standard導入でここが変わる！現場の生産性

Concur Standardの導入により、現場の生産性は飛躍的に向上します。手入力や紙の領収書の管理といった煩雑な作業が削減され、モバイルアプリを活用することで、移動中やスキマ時間に経費の登録や申請が可能になります。これにより、業務効率が上がり、現場社員は本来の業務に集中できるようになります。

さらに、交通系ICカードやコーポレートカードとの連携により、経費精算の手間を大幅に削減します。デジタル明細の活用により、領収書の受領が不要となり、データの改ざん防止にもつながります。これにより、ガバナンスが強化され、業務の透明性が向上します。

Concur Standardでここが変わる！経理部員の負荷軽減

Concur Standardの導入は、経理部員の負荷を大幅に軽減します。自動規定チェック機能により、規定外の申請は提出不可となり、差し戻しが減少します。経理部員は申請内容のチェックや書類整理にかかる時間を削減でき、より重要な業務に集中することが可能になります。

また、アラート機能を活用することで、注視すべき申請が明確になり、監査時にも紙を探し回る必要がなくなります。システム上でデータ検索が可能となり、業務の効率化がさらに進みます。これにより、経理部門全体の生産性が向上し、業務の質が向上します。

Concur Standardでここが変わる！経費利用データの活用

Concur Standardは、経費利用データの活用を大幅に向上させます。経費データの可視化により、経費の適正利用を促進し、従業員の意識向上を図ります。これにより、不適切な経費の抑止が可能となり、企業全体のコスト管理が強化されます。

さらに、150以上の標準レポートやカスタマイズ可能なレポート機能を活用することで、経費支出の分析が容易になります。これにより、経費の見える化が進み、経営層は迅速な経営判断を行うことが可能となります。経費データの活用は、企業の成長戦略を支える重要な要素となります。

Concur Standard による中小企業のお客様の「経費精算の効率化」を富士ソフトがお手伝いいたします。ぜひご相談ください。

※記載の会社名、製品名は各社の商標または登録商標です。