経費管理コラム 第4回
出張費の経費申請と経費管理の課題

遠方のお客様との取引で国内外に、頻繁に出張をしなければいけない企業もあるのではないでしょうか?
出張ともなると航空機代や電車、タクシーなどの交通費、宿泊費や交際接待費といったさまざまな経費が発生します。
ここでは、出張時の経費精算や経費管理の課題をご紹介します。

旅費交通費など、出張費の経費精算の課題

業務上、通常の勤務先や営業所以外へ出向く際、規定の距離を超えると経費として出張旅費が認められます。
これらの経費精算をする際、現地までのルートや宿泊施設の金額などを確認し申請する手間、海外出張の際は為替レートを計算する手間が課題となります。これらを日常業務の合間を縫って申請することになると、従業員の大きな負担になってしまいます。

出張費の経費管理は速やかに対応すべき業務

経理担当者は、従業員の出張費の経費管理に際し、さまざまな勘定科目をチェックするとともに、宿泊費や交通費といった金額を正確に確認する必要があります。さらに、海外出張の場合、現地の地図や運賃表、および滞在していた日の為替レートを照合し、出張費の経費管理を行わなければいけません。

さらに出張となると、従業員は数十万円の費用を立て替えることもあるので、できる限り速やかに対応しなければ従業員の負担になってしまいます。このような理由から、出張費の経費管理は申請側、経理側、双方に大きな負担がかかる作業になります。

出張費の経費精算・処理を大きく軽減する
Concur Expense(コンカー・エクスペンス)

Concur Expense(コンカー・エクスペンス) は、出張費の経費精算と経費管理の手間を大きく削減できるサービスです。出張の際、従業員はコーポレートカードで交通費、宿泊費を支払えば、支払情報が自動的にコンカーへ反映されるので、従業員は経費精算をする手間が省け、経理担当者は経費科目や金額などの確認をする作業の必要がありません。

また、Concur Expense(コンカー・エクスペンス) はレート換算に対応しているので、海外出張をしたときにも、従業員、経理担当者、共に為替レートを確認する必要がありません。さらに、さまざまな言語に対応しているので、幅広い国や地域で使用できることが可能です。

従業員の経費申請と経理担当者の経費管理の負担を軽減させたい、出張の多い企業にはConcur Expense(コンカー・エクスペンス) がおすすめです。

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