経費管理コラム 第5回
経費管理業務を効率化する経理システム
経費の中でも、原価計算が難しい「間接費」は、社内で締める割合が大きい会社もあるのではないでしょうか? そのため、経費管理は適切に行う必要があります。ここでは、さまざまな経理システムと、経理業務を効率化する方法についてご紹介します。
みなさまの会社がどのようなシステムを利用しているか確認してみてください。
エクセルによる経費管理
近年はオフィスのIT化が進み、エクセルによる経費管理を行っている企業も多いのではないでしょうか? まずは、エクセルによる経費管理のメリットについて見てみましょう。
エクセルによる経費管理は、ソフトの操作ができれば比較的簡単に行え、検索や置き換えなどの機能も充実しています。また、ソフトを一度購入すればずっと使い続けることもでき、無料テンプレートも多数あるので、少ないコストで自社にあった経費管理をすぐに始めることができます。もし、社内にエクセルに詳しいスタッフがいる場合には、さまざまなカスタマイズやデータ分析作業も簡単にできることでしょう。データを入力すれば、グラフとして出力することも難しいことではありません。
社内のパソコンでエクセルによる経費管理を行う場合、バックアップを取らなくてはなりません。データの破損や間違ってファイルを消去してしまったなどのリスクが想定できるからです。このような問題への対処として、エクセル入力したファイルを印刷して保存します。そして、経理担当者は経費精算の内容を一つひとつチェックし、会計ソフトなどに手入力します。手入力によるヒューマンエラーはデメリットと言えるかもしれません。
エクセルによる経理業務は、経費管理として始めやすいと言えるでしょう。しかし、関数やマクロを扱う作業は、担当者のスキルに左右されるため、担当者が退職すると経費管理に支障を与えることも考えられます。
自社サーバーによる経費管理
自社サーバーに経費管理ソフトウェアを開発・導入し、独自のソフトウェアで経費管理を行う会社もあります。ソフトウェア開発会社へ発注する際、会社が抱える課題を想定して開発を行います。ここでは、自社サーバーにソフトウェアを導入する場合のメリットとデメリットを見ていきましょう。
社内専用ソフトウェアの開発(フルスクラッチ開発)
経費管理ソフトウェアを導入する際、ゼロから開発を行うケースがあります。自社が希望する経費管理システムを構築するメリットがありますが、長期間運用するには、社内エンジニアや外注先にシステムの保守管理を任せなければなりません。そのため、コストがかかってしまいます。
経費管理ソフトウェアの購入
既存のソフトウェアを購入し、経費管理を行う方法です。既製品なので自社専用ソフトを開発するよりもリーズナブルですが、柔軟性に乏しく、導入したのに自社と合わないというケースもあります。
基幹業務システム
給与や人事、会計、販売・生産管理など、会社の基幹業務を一括して管理する基幹業務システムを構築している企業も存在します。開発および運用に莫大なコストがかかり、簡単にカスタマイズやバージョンアップができません。
インターネット上に設置されている
クラウドシステム
最近では、さまざまなクラウドサービスが登場しています。その中で、インターネットを介した経費精算・経費管理システムがあります。大きく分けてASPとSaaS(サース)という、2つの種類があり、現在ASPからSaaSのソフトウェアに移行する企業が増えています。
ASP
サーバーとなるコンピュータから、インターネットを介して経費管理ソフトウェアを起動する仕組みをASPと言います。有料の場合、利用する期間や回数に応じて、あるいは、機能拡張や利用できるデータ容量に応じて課金されます。これにより、会社にいなくてもソフトウェアにログインし、経費精算や経費管理ができるようになります。
SaaS
ASPが発展し、SaaSと呼ばれるシステムが登場しました。これは、複数のユーザーでサーバーを共有し、利用者が必要なときに必要なものを呼び出して使うことができます。ASPよりも機能改良がしやすいという特徴があり、経理担当者から見るとソフトウェアの購入コストがかからず、カスタマイズしやすいので導入コストがかかりません。
Concur Expense(コンカー・エクスペンス)はSaaSを利用したクラウド型経費精算システムです。従業員、経理担当者それぞれが抱える課題を解消し、スムーズな経費精算と経費管理を実現します。 Concurの特徴をご紹介しましょう。
Concur Expense(コンカーエクスペンス)の特徴
勘定科目の修正作業を簡略化
通常、従業員は勘定科目についての知識が乏しいため、経費精算の作業に時間がかかってしまいます。分からないまま、自分の判断で決めた勘定科目は、間違っていることも少なくありません。経理担当者は、従業員が申請した勘定科目をもとに、つき合わせを行い、承認・非承認、あるいは修正作業を行います。
Concur Expense(コンカー・エクスペンス)は、勘定科目をあらかじめ設定することができます。そのため、経費申請と経費管理のミスがなくなり、作業の効率化が図れます。
交通費申請の負担を軽減
営業の人数が多かったり、外出する従業員が多かったりすると、それに伴い交通費申請は増えます。一方、経理担当者は、従業員の遠回りや通勤定期区間の計算漏れ、転記ミスといった項目を、地図や路線表をもとに確認しなければなりません。
Concur Expense(コンカー・エクスペンス)は、ジョルダンや交通系ICカードと連携しているので、移動ルートや交通費の確認が簡単に行えます。従業員、経理担当者がすべき作業が軽減されるので、負担やミスなく、経費管理が行えます。
出張時の経費精算や経費管理も迅速化
出張費の申請は、宿泊費や交通費など、経費精算の科目が多く、従業員の負担になります。海外出張ともなれば、為替レートの計算が面倒な上に、手間がかかることでしょう。経理担当者から見ても、従業員から届いた膨大な経費申請を確認して、勘定科目や経費規定に沿っているか確認しなければなりません。
国内および海外の出張時も、Concur Expense(コンカー・エクスペンス)はスムーズに対応できます。クレジットカードと連動しているので、従業員は出張の際にコーポレートカードを使用すれば、Concur Expense(コンカー・エクスペンス)に情報が送られるので経費申請の手間を軽減できます。また、レート換算に対応しているので、煩わしい為替レートの計算は必要ありません。
導入リスクもなくガバナンス強化が
できるクラウドサービス
Concur Expense(コンカー・エクスペンス)はクラウド型の従業員経費管理システムで、手軽に導入できることが特徴です。システムの導入決定後、2,3か月で運用開始できるので、ソフトウェアを開発するよりも短い期間でソフトウェアが使えるようになります。
経費の自動承認・非承認が行われるため、経理担当者が経費申請のチェックにかかっていた時間を削減できる点も強みです。経費規定違反や架空計上も自動的に検出できるので、ミスの軽減や不正行為防止にもつながります。さらに、一定金額を上回る経費申請の抽出を行い、予算管理もスムーズに行うこともできます。従来の作業と比べ、経理部門の役割を強化することも可能です。
経費精算や経理処理にかかるコストを60%削減できた例もあり、全従業員の負担が軽減され、本来取り組むべき業務に注力できるようになります。従業員や経理担当者の作業を効率化したいと考えている企業は、検討してみてはいかがでしょうか。
「Concur® Japan Partner Award 2024」においてパブリックパートナーアワードを受賞
当社は「Concur Japan Partner Award 2024」にて、「パブリックパートナーアワード」を受賞しました。
国内で初めて自治体のお客様にConcur Invoiceを導入した実績と、大学マーケット深耕に向けた営業活動など、コンカーのパブリックビジネスをパートナーとしてリードしたことを評価高く評価いただきました。
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