経費精算システムの導入でコスト削減！
選定から導入までの完全ガイド

企業の経理業務において、経費精算の効率化は重要な課題となっています。特に手作業による申請・承認・処理には多大な時間とコストがかかり、人的ミスのリスクも避けられません。しかし、経費精算システムを導入すれば、これらの課題を解決し、大幅なコスト削減と業務効率化を実現できます。
本記事では、経費精算システム導入によるコスト削減効果から、自社に適したシステムの選定基準、導入プロセスまでを詳しく解説します。経理業務全体の生産性と効率性を向上させるために、ぜひ参考にしてください。

経費精算システム導入によるコスト削減効果

経費精算システムの導入は、企業の大幅なコスト削減を実現します。従来の紙ベースの手作業による処理から、デジタル化された自動処理へ移行することで、企業全体の業務効率が向上します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、従業員の経費申請から承認、精算までの一連の業務をデジタル化し、自動化するクラウドベースのソフトウェアです。従来の紙の申請書や表計算ソフトによる管理に代わり、オンライン上で申請・承認・精算の全プロセスを完結できます。
システムの主な機能には、スマートフォンでの領収書撮影による自動データ化、交通費の自動計算、会計ソフトとの連携などがあります。 これらの機能により、経費処理にかかる時間と人的コストを大幅に削減できます。
現在多くの企業で導入されているクラウド経費精算システムは、初期費用を抑えながら段階的に機能を拡張できる柔軟性を持っています。特に中小企業にとっては、ITリソースの限られた環境でも導入しやすい特徴があります。

人件費の削減

経費精算システムの導入により、最も顕著に現れるのが人件費の削減効果です。従来の手作業による処理では、申請者・承認者・経理担当者それぞれに多大な時間的負担がかかっていました。
しかし、システムを導入することで、これらの処理時間を大幅に短縮できます。

間接費の削減

人件費削減に加えて、経費精算システムの導入は様々な間接費の削減にも寄与します。これらの効果は数値化しにくい場合もありますが、企業運営において重要な改善をもたらします。
まず、経理業務のペーパーレス化により、用紙代・印刷代・郵送費などの物理的コストが削減されます。さらに、保管スペースの削減により、オフィス賃料の効率的活用も可能になります。
システムによる自動チェック機能は、申請内容の不備や不正な経費申請を事前に防ぐため、後処理にかかるコストを大幅に削減します。また、リアルタイムでの経費状況把握により、予算管理の精度向上と予算超過の防止効果も得られます。
承認のためだけに出社する必要もなくなるため、生産性と従業員満足度の向上にも繋がるでしょう。

システム選定で重視すべきポイント

経費精算システムの選定は、導入後の効果を左右する重要なプロセスです。自社の業務フローや予算に最適なシステムを選ぶために、機能面・コスト面・サポート面での詳細な比較検討が必要です。

機能面での比較検討項目

経費精算システムの機能面での比較では、自社の業務要件を満たす機能の有無と使いやすさが重要な判断基準となります。基本機能として、領収書電子化や交通費自動計算機能は利便性の観点から重要視されることが多い機能です。
領収書の自動読み取り精度は、システム選定における重要な評価ポイントです。OCR（光学文字認識）技術の精度により、手作業による修正頻度が大きく変わるため、導入前には実際の領収書を使った検証テストを実施することをお勧めします。
モバイル対応の充実度も選定時の重要な要素です。スマートフォンアプリでの申請・承認機能、オフライン環境での利用可能性、カメラ機能との連携度などを確認しましょう。特に営業職や出張の多い従業員にとって、外出先での操作性は業務効率に直結します。
会計ソフトとの連携対応も見落とせないポイントです。既存の会計システムや人事システムとの連携により、データの二重入力を避け、経理業務全体の効率化が実現されます。主要な会計ソフトとの標準連携機能があるかを事前に確認しましょう。

コスト構造と費用対効果

経費精算システムのコスト構造は、初期導入費用とランニングコストの両面から検討する必要があります。クラウド型システムの場合、初期費用は比較的低く抑えられる一方、月額利用料が継続的に発生します。
初期導入費用には、システム設定費、データ移行費、ユーザー研修費などが含まれます。ただし、既存システムからのデータ移行の複雑さや、カスタマイズの要件により費用は変動します。
ランニングコストは、ユーザー数に応じた月額料金が基本となりますが、利用する機能や提供されるサポートレベルにより価格差があります。長期的な視点で、3年から5年間の総コストを算出して比較検討することが重要です。

セキュリティとサポート体制

経費精算システムでは、企業の財務データや個人情報を扱うため、セキュリティ対策の充実度は選定時の必須確認項目です。データの暗号化、アクセス制御、監査ログの取得など、包括的なセキュリティ機能が求められます。
国際的なセキュリティ認証を取得しているシステムを選ぶことで、セキュリティリスクを大幅に軽減できます。また、データの保管場所や災害時の復旧体制についても確認が必要です。
サポート体制の質と対応範囲も、システム運用の成功を左右する重要な要素です。導入時のサポート、運用開始後のヘルプデスク、システムアップデートの頻度とサポート期間などを総合的に評価するようにしましょう。
特に中小企業では、社内にIT専門スタッフが限られている場合が多いため、ベンダーからの手厚いサポートが不可欠です。電話・メール・チャットでの問い合わせ対応時間、レスポンス時間、トラブル解決までの平均時間などを事前に確認しておくとよいでしょう。

導入を成功に導くための重要ポイント

システム導入を成功させるためには、業務実態に即した要件定義や運用初期の支援が重要です。ここでは、そのためのポイントを紹介します。

業務実態に即した要件整理

システム導入の第一歩は、現場の実態を丁寧に把握することです。申請者・承認者・経理担当者など、各立場での業務フローや負担を洗い出すことで、システムに求められる機能が明確になります。
単に処理時間を測定するだけでなく、「ストレスを感じる場面」「ミスが起きやすい工程」なども含めて整理しましょう。こうした定性的な情報は、実際に活用されるシステム要件の策定に欠かせません。
この段階では、経理部門だけでなく、申請頻度の高い営業部門や管理部門からもヒアリングを行うことで、全社的な最適化につながる要件定義が可能になります。

運用初期の支援と業務ルールの見直し

導入初期は、利用者の不安や戸惑いを最小限に抑えるサポート体制が重要です。問い合わせ対応を迅速に行い、「困ったときにすぐ聞ける」環境を整えることで、システムの信頼性が高まります。
あわせて、システムの仕様に応じた業務ルールの見直しも必要です。紙ベース前提の旧ルールが残っていると、せっかくの効率化が形骸化する恐れがあります。
新しいフローを定着させるには、「なぜこのルールに変えるのか」「どんなメリットがあるのか」を社内に周知し、関係部門を巻き込んだ見直しを行うことが効果的です。

導入時の課題と対応策

システム導入は組織にとって重要なステップですが、スムーズに移行するためにはいくつかの課題をクリアする必要があります。ここでは、システム導入時によく直面する課題とその対策について説明します。

操作定着とシステム連携における注意点

システム導入時に最も頻繁に発生する課題は、ユーザーの操作習得に関する問題です。特に、操作に慣れていない従業員にとって、新しいシステムの利用は大きな負担となる場合があります。
導入初期には、システムの利用率が期待を下回ることが多く、従来の手作業による処理が併存する状況が生じがちです。この二重運用状態は、業務効率の低下とコスト増加を招くため、早期の解決が必要です。
既存システムとの連携不具合も頻発する課題の一つです。会計ソフトや人事システムとのデータ連携がうまく機能しない場合、手作業による補完が必要となり、期待された効率化効果が得られません。

導入の成功に向けた組織の取り組み

経費精算システムの導入は、単なるツールの変更にとどまらず、組織全体の業務を見直す機会でもあります。この変化を成功させるためには、組織内で意識しておくべきポイントがあります。
まず、変化に対する不安を減らすためには、導入の目的と期待される効果を全員にしっかり伝えることが大切です。「なぜ変える必要があるのか」「どんなメリットがあるのか」を具体的な例や数値で説明することで、従業員の理解と協力を得やすくなります。
次に、変革を進めるためのチームを作り、各部門からキーパーソンを選びましょう。これらのメンバーが、部門内でのシステム導入をサポートし、問題解決にも取り組みます。さらに、経営層が明確に支援を示すことで、組織全体の意識が高まります。
また、不正防止や透明性の強化を目指して、新しい業務プロセスに沿った内部統制のルールを整えることも大切です。システム導入によって可能となる監査証跡の活用や、承認プロセスの厳格化により、経費処理の透明性が格段に向上します。

導入後の改善活動と定着支援

システムの導入は成功の第一歩に過ぎません。導入後の改善活動とその定着支援が、長期的な効果を生み出すことに繋がります。ここでは、システムがさらに価値を提供し続けるための重要なアクションについて説明します。

継続的なKPIモニタリングの重要性

システム導入後の継続的な改善は、長期的な成功を確保するために欠かせません。定期的な評価と改善活動により、システムの価値を最大化し続けることができます。
月次での利用状況分析により、システムの活用度合いと課題を定量的に把握できます。処理件数、平均処理時間、エラー発生率、ユーザー別利用頻度などの指標を継続的に監視し、改善が必要な領域を特定するとよいでしょう。

ユーザーフィードバックを活かした運用改善

ユーザー満足度調査により、システムの使いやすさや要望を収集し、必要に応じて機能追加や設定変更を実施することも大切です。ユーザーの声を継続的に反映することで、システムの価値向上と利用促進の好循環を生み出せます。
業務要件の変化に応じて、システムの機能拡張を検討し、投資対効果を評価しながら改善を進めていきましょう。

業務フローの継続的な見直しと自動化

システムを導入した後も、業務要件の変化や現場のフィードバックに応じて、業務フローを継続的に見直していくことが重要です。特に、ユーザーがどのステップでつまずいているか、どの操作に時間がかかっているかといった情報をもとに、運用の最適化を図る必要があります。
こうした改善を柔軟かつ迅速に進めるための支援ツールとして、注目されているのがデジタルアダプションツールです。デジタルアダプションツールは、既存の業務システムに組み合わせて使用できる業務の定着化・活用支援ツールです。
たとえば、ある入力項目でミスが多い場合には、その場で注意喚起のガイドを画面に表示させることができ、入力ミスや混乱を防ぎます。操作手順をポップアップ形式で段階的に案内することもできるため、ユーザーは迷うことなく業務を進められます。さらに、業務に必要な操作を自動で進める「業務プロセス自動化」の機能もあり、煩雑な操作や入力工数を削減しユーザーの負担を軽減します。
このように、デジタルアダプションツールを活用することで、導入した業務システムをより効果的に活用しながら、業務プロセスの定着と進化の両立が可能になります。導入後の定着フェーズにおける現場の課題をサポートし、継続的な業務改善と生産性向上を実現するための有力な選択肢といえるでしょう。
富士ソフトではデジタルアダプションツールであるWalkMeの導入・利活用の支援を行っておりますので、システムの定着化の課題についてぜひご相談ください。

まとめ

経費精算システムの導入は、企業の業務効率化とコスト削減を同時に実現する効果的な投資です。適切なシステム選定と計画的な導入プロセスにより、人件費削減、業務時間短縮、ペーパーレス化などの直接的効果に加え、従業員満足度向上といった間接的効果も期待できます。
導入成功のためには、現状分析に基づく要件定義、継続的な改善活動が重要な要素となります。また、組織変革管理の観点から、従業員の理解促進と定着化支援にも十分な配慮が必要です。
デジタル化が加速する現代において、経費精算システムの導入は企業競争力向上のための重要な施策といえるでしょう。本記事で紹介した選定基準と導入時のポイントを参考に、自社に最適なシステムの導入を検討されることをお勧めします。

富士ソフトでは「経費精算の効率化」を目的にSAP Concur（コンカー）を自社導入しており、その内容や結果を踏まえて、Concurの導入や利活用の提案を行っています。
また、SAP Concur認定コンサルタントを含む100名以上のプロフェッショナルが、ライセンス契約から導入・アフターサポートまで、ワンストップパートナーとしてお客様のニーズに合わせた業務効率化のお手伝いをいたします。ぜひご相談ください。