電子帳簿保存法で請求書管理はこう変わる！
保存要件と対応手順を紹介

電子帳簿保存法の改正により、企業の請求書管理は大きな変革期を迎えています。2024年1月からは、電子取引データの電子保存が完全義務化となりました。この変化によりすべての企業および個人事業主においても、従来の紙による請求書管理から電子化への移行が急務となっています。
本記事では、電子帳簿保存法が請求書管理に与える具体的な影響と、法律に適合するための保存要件、そして実務担当者が迷わずに対応できる手順について詳しく解説します。

電子帳簿保存法の概要と請求書への影響

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存について定めた法律です。1998年に制定され、これまで数回の改正を経て、企業のデジタル化推進と税務手続きの効率化を目指しています。

電子帳簿保存法の基本的な仕組み

電子帳簿保存法では、帳簿書類の保存方法を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分類しています。請求書についても、この分類に従って適切な保存方法を選択する必要があります。
電子帳簿等保存は、会計ソフト等で作成した帳簿書類をそのまま電子データで保存する方法です。スキャナ保存は、紙で作成・受領した書類をスキャンして電子化する方法を指します。電子取引データ保存は、電子メールやEDI等で授受した取引情報を電子データのまま保存することが義務付けられています。

2024年改正の重要ポイント

2024年1月から、電子取引データの電子保存が完全義務化されました。
この改正により、電子メールで送受信した請求書PDFファイルや、Webシステムからダウンロードした請求書データは、やむを得ない事情がない限り必ず電子データとして保存しなければなりません。従来のように紙に印刷してファイリングする方法では、法律要件を満たすことができません。

インボイス制度との関係性

2023年10月に開始されたインボイス制度と電子帳簿保存法は密接に関連しています。適格請求書発行事業者として登録した事業者は、発行した請求書の控えを保存する義務があります。
電子で請求書を発行した場合、その控えも電子帳簿保存法の要件に従って保存する必要があります。紙で発行した場合でも、後からスキャナ保存を選択することが可能です。

電子帳簿保存法の罰則規定

電子帳簿保存法に違反した場合、以下のような厳しい罰則が課せられることがあります。

• 罰則1. 青色申告の承認が取り消される
　青色申告の承認が取り消されると、最大65万円の特別控除が受けられなくなり、発生した赤字の翌年への繰越ができなくなります。また、企業の信頼性が損なわれる可能性もあります。

• 罰則2. 推計課税や追徴課税を課せられる
　青色申告が取り消された場合、白色申告に切り替えられ、特別控除が受けられなくなります。さらに、帳簿書類に不備がある場合、税務署による「推計課税」が行われ、推定された税額を課せられることになります。また、電子データの改ざんや隠ぺいが発覚した場合、追徴課税35%に加え、10%の加重課税が課せられます。

• 罰則3. 会社法による過料を科せられる
　電子帳簿保存法に違反した場合、会社法第976条に基づき、帳簿や書類の適切な記録・保存が求められます。適正に保存しなかった場合、最大100万円の過料が科せられることがあります。

これらの罰則は、企業の税務や帳簿管理に大きな影響を与えるため、電子帳簿保存法を遵守し、適切に帳簿を管理することが非常に重要です。

請求書の保存要件と分類別対応方法

電子帳簿保存法では、請求書の形態や取引方法によって異なる保存要件が定められています。自社の状況に応じた適切な対応方法を選択することが重要です。

紙で発行・受領する請求書の取り扱い

紙で作成した請求書や紙で受領した請求書については、従来通り紙での保存が認められています。ただし、保存期間や整理方法については、法人税法や所得税法の規定に従う必要があります。
紙の請求書をスキャナ保存に切り替える場合は、タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴保存など、真実性を確保する措置が求められます。また、解像度やカラー設定についても一定の基準を満たす必要があります。

電子で授受する請求書データの保存

電子メール添付のPDFファイルや、Webシステムを通じて授受した請求書データは、電子取引データとして扱われます。これらのデータは電子保存が義務付けられており、紙に印刷しての保存では要件を満たすことができません。
電子取引データの保存では、真実性の確保と可視性の確保が重要な要素となります。真実性の確保には、タイムスタンプの付与や訂正削除履歴の保存、不当な訂正削除を防ぐ事務処理規程の整備などの措置があります。

会計ソフトとの連携による効率化

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを活用することで、請求書管理の効率化が図れます。多くの会計ソフトでは、電子取引データの自動取り込みや仕訳連動機能が提供されています。
クラウド型の会計システムを導入することで、タイムスタンプの自動付与や検索機能の実装が容易になり、法律要件への適合性が向上します。また、複数拠点での情報共有や監査対応も効率的に行えるようになります。

真実性と可視性の確保要件

電子帳簿保存法では、電子保存する請求書データについて、真実性の確保と可視性の確保という2つの重要な要件が定められています。これらの要件を満たすことで、適法な電子保存が実現できます。

真実性確保のための具体的措置

真実性の確保とは、電子データが改ざんされていないことを証明し、データの信頼性を担保することです。電子帳簿保存法では、以下のいずれかの措置を講じることが求められています。
タイムスタンプの付与は、最も一般的な真実性確保措置の一つです。データを受信または作成してから最長2か月以内にタイムスタンプを付与する必要があります。また、訂正削除の履歴を残すシステムや、訂正削除ができないシステムの利用も認められています。
事務処理規程を策定し、不当な訂正削除を防止する体制を整備することも、真実性確保の有効な手段として認められています。具体的には、事務処理規程には、電子データの訂正や削除に関する明確なルールを定めることが大切です。例えば、訂正や削除を行う場合に、担当者の確認・承認を必要とする手続きを定めることが考えられます。これにより、適切な手続きを踏まずに不正な訂正や削除が行われるのを防ぐことができます。
ただし、事務処理規程を策定し、それを全社的に遵守させることは簡単ではありません。そのため、タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴が残せるシステムの導入は、電子帳簿保存法の要件を満たすために必要不可欠な手段です。技術的に実施しやすい方法として、タイムスタンプの付与や履歴管理システムの導入を並行して行うことが現実的で効果的です。

可視性確保のためのシステム要件

可視性の確保とは、保存した電子データを必要な時に速やかに出力・表示できることを意味します。具体的には、見読可能装置の備付けと検索機能の確保が必要になります。
見読可能装置とは、電子データを画面表示や書面出力できる設備のことです。パソコンやタブレット、プリンターなどが該当し、税務調査の際に職員がデータを確認できる環境を整備しなければなりません。

検索機能の実装方法

電子保存する請求書データには、日付・金額・取引先による検索機能が必要です。これらの検索項目を組み合わせた条件検索や範囲検索にも対応しなければなりません。
検索機能は、専用システムの導入やExcel等の表計算ソフトを活用したインデックス作成により実現できます。

保存期間と管理体制の整備

電子帳簿保存法に基づく請求書の保存期間は、法人税法や所得税法の帳簿書類保存期間に準拠します。適切な期間での保存と、効率的な管理体制の構築が重要になります。

事業者区分別の保存期間

法人の場合、請求書を含む国税関係書類の保存期間は原則として7年間です。ただし、欠損金の繰越控除制度を適用する場合や、法人税の更正・決定を受けた場合などは、10年間の保存が必要になることがあります。
保存期間の起算点は、帳簿については帳簿の閉鎖日、書類については作成または受領した日の属する事業年度の確定申告書の提出期限日となります。請求書の場合は、発行日や受領日から計算するのではなく、該当事業年度の申告期限日が基準となることに注意が必要です。

システム移行時の注意点

電子帳簿保存システムを変更する際は、保存期間中のデータ移行に十分な注意が必要です。新システムでも要件を満たした形でデータを保存し、検索機能や出力機能を維持しなければなりません。
システム移行時には、データの完全性確認やバックアップの作成を行うことが重要です。また、移行前後でファイル形式が変わる場合は、見読可能性を確保するための措置も必要になります。

監査対応と内部統制の構築

電子帳簿保存法に対応した請求書管理では、税務調査への対応体制も重要な要素です。
内部統制の一環として、データの定期的なバックアップ作成やアクセス権限の管理、操作履歴の記録などを組み込むことで、より安全で確実な管理体制を構築できます。これらの措置は、データの紛失や改ざんリスクの軽減にも効果的です。

実務担当者向けの対応手順

電子帳簿保存法への対応を円滑に進めるためには、段階的なアプローチと具体的な行動指針が必要です。現在の業務フローを見直し、法律要件に適合した新しい管理方法への移行を計画的に進めましょう。

現状把握と課題の洗い出し

まず、自社の請求書管理の現状を詳細に把握することから始めます。どのような形式で請求書を発行・受領しているか、現在の保存方法や管理体制はどうなっているかを整理しましょう。
電子メールで授受している請求書の数量、使用している会計システムの機能、紙書類の管理方法などを調査し、電子帳簿保存法の要件と照らし合わせてギャップを特定します。特に、電子取引データを紙に印刷して保存している場合は、緊急度の高い課題として位置づけましょう。
現状把握の結果を踏まえて、必要な対応項目を優先度別に整理し、実行可能なスケジュールを策定することが成功の鍵となります。リソースや予算の制約も考慮して、現実的な移行プランを作成することが重要です。

システム選定と導入準備

電子帳簿保存法に対応したシステムの選定では、自社の業務規模や予算に応じた適切な選択肢を検討します。クラウド型の会計ソフトや文書管理システム、専用の電子帳簿保存システムなど、様々な選択肢があります。
システム選定の際は、真実性・可視性の確保機能、検索機能の充実度、既存システムとの連携性、サポート体制などを総合的に評価することが必要です。また、将来的な業務拡大にも対応できる拡張性があるかどうかも重要な判断要素となります。

運用ルールの策定と教育体制

新しい請求書管理システムを導入する際は、明確な運用ルールの策定と従業員への教育が欠かせません。事務処理規程の整備、操作マニュアルの作成、責任者の明確化などを行います。
特に、電子データの取り扱いについては、保存方法やファイル命名規則、承認フローなどを詳細に定めておく必要があります。また、異常事態やシステム障害時の対応手順も事前に準備しておくことで、トラブル発生時の迅速な対応が可能になります。
定期的な社内研修や操作説明会を開催し、全社員が正しい手順でシステムを利用できるよう継続的な教育活動を実施することが、法令遵守の徹底につながります。また、制度改正や運用上の課題が発見された場合は、速やかにルールの見直しを行うことも重要です。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、請求書管理は従来の紙中心から電子データ中心へと大きく変化しています。2024年からの完全義務化により、電子で授受した請求書データの電子保存が必須となり、企業は適切な対応システムの構築が求められています。
真実性と可視性の確保要件を満たすためには、タイムスタンプの付与や検索機能の実装など、技術的な対応が必要です。しかし、事務処理規程の整備による対応方法もあり、中小企業でも実現可能な選択肢が用意されています。
成功のポイントは、現状の把握から始まる段階的なアプローチと、全社的な取り組み体制の構築にあります。適切なシステム選定と運用ルールの策定により、法令遵守と業務効率化の両立が可能となるでしょう。

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