電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプとは？
仕組みや発行方法をわかりやすく解説

電子帳簿保存法への対応を進める中で、「タイムスタンプ」という言葉を耳にする機会が増えています。経理担当者や情報システム部門の方々にとって、タイムスタンプがどのような役割を果たし、どの書類に必要なのか、具体的な発行方法はどうすればよいのか、疑問に感じることも多いのではないでしょうか。
この記事では、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの基本的な仕組みから、実際の発行方法、運用時の注意点まで、実務で必要な知識を解説します。どの保存区分でタイムスタンプが必要か、不要なケースも含めて整理していますので、自社の対応方針を検討するためにぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とタイムスタンプの基礎知識

電子帳簿保存法に対応するためには、タイムスタンプの役割と仕組みを正確に理解する必要があります。ここでは、タイムスタンプの基本から、電子帳簿保存法における位置づけまでを解説します。

タイムスタンプとは何か

タイムスタンプとは、電子データがある特定の時刻に存在していたこと、そしてその時刻以降にデータが改ざんされていないことを証明する技術です。紙の書類に押される日付印のデジタル版と考えると理解しやすいでしょう。
タイムスタンプは、時刻認証局（TSA:Time-Stamping Authority）と呼ばれる第三者機関が発行します。この機関は、電子データのハッシュ値と正確な時刻情報を組み合わせて、改ざんを検知できる仕組みを提供しています。
電子文書にタイムスタンプを付与することで、データの真正性と完全性を担保できます。これにより、後からデータが書き換えられていないことを客観的に証明することが可能になります。

電子帳簿保存法の3つの保存区分

電子帳簿保存法では、帳簿書類の保存方法を3つの区分に分けて規定しています。タイムスタンプの要否を理解するには、まずこの区分を把握することが重要です。
第一の区分は「電子帳簿等保存」です。これは、会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿や書類をそのまま電子データで保存する方法を指します。
第二の区分は「スキャナ保存」です。紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンして、電子データとして保存する方法が該当します。
第三の区分は「電子取引データ保存」です。電子メールやEDI、クラウドサービスなどを通じて授受した取引情報を保存する方法を意味します。

タイムスタンプの役割と目的

電子帳簿保存法において、タイムスタンプは主に2つの役割を担っています。一つ目は、電子データが一定の時点で存在していたことの証明です。二つ目は、その時点以降にデータが改ざんされていないことの保証です。
税務調査の際には、保存されている帳簿書類が真正なものであることを示す必要があります。タイムスタンプは、この真正性を客観的に証明する手段として機能します。
また、タイムスタンプには、適時性の担保という側面もあります。取引発生から一定期間内にデータを確定させたことを証明することで、後からの不正な修正や削除を防止できます。
これらの機能により、タイムスタンプは電子帳簿保存法における信頼性確保の要件を満たすための手段として位置づけられています。

タイムスタンプが必要な書類と不要なケース

電子帳簿保存法に対応する際、すべての書類にタイムスタンプが必要というわけではありません。保存区分や運用方法によって、タイムスタンプの要否は異なります。ここでは、具体的にどのような場合にタイムスタンプが必要か、また不要になるケースを整理します。

電子帳簿等保存でのタイムスタンプ要件

電子帳簿等保存では、会計ソフトなどで作成した帳簿書類を電子データのまま保存します。この区分では、基本的にタイムスタンプの付与は要件とされていません。
ただし、優良な電子帳簿として特別な税制優遇を受ける場合には、訂正削除履歴の保存など、より厳格な要件を満たす必要があります。この場合も、システムで訂正削除の履歴を確認できれば、タイムスタンプは必須ではありません。
電子帳簿等保存では、使用する会計ソフトが電子帳簿保存法の要件に対応していることを確認することが重要です。多くの会計システムは、法令要件を満たす機能を備えています。

スキャナ保存でのタイムスタンプ要件

スキャナ保存では、紙で受け取った書類を電子化して保存します。この区分では、タイムスタンプの付与が求められるケースがあります。
書類の受領後またはその業務処理後、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。
ただし、タイムスタンプに代わる方法も認められています。訂正削除の履歴が残るクラウドサービスなどを利用する場合には、タイムスタンプの付与は不要となります。これは、システム側で改ざん防止措置が講じられているためです。
また、電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの付与期限は最長約2か月と7営業日以内に延長されました。また、スキャナ保存における受領者の自署は不要となりました。

電子取引データ保存での取り扱い

電子取引データ保存は、2024年1月から完全義務化された区分です。電子メールで受領した請求書や、ECサイトからダウンロードした領収書などが該当します。
この区分でも、タイムスタンプの付与は必須要件ではありません。タイムスタンプは、真実性を確保する4つの方法のうちの1つとして位置づけられています。
電子取引データ保存では、取引情報の授受後、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与する方法が認められています。しかし、訂正削除履歴が残るシステムでの保存や、事務処理規程を定めて運用する方法も選択できます。

タイムスタンプの発行方法と具体的な手順

タイムスタンプを実際に利用するには、時刻認証局を通じた発行手続きが必要です。ここでは、タイムスタンプの発行方法から、運用時の具体的な手順まで解説します。

時刻認証局（TSA）の選定

タイムスタンプを発行するには、まず時刻認証局（TSA）と契約する必要があります。
電子帳簿保存法に対応するタイムスタンプは、認定された時刻認証局が発行したものでなければなりません。そのため、認定外の事業者が発行するタイムスタンプは、法令要件を満たさない可能性があります。
時刻認証局の選定にあたっては、サービス内容や料金体系、システム連携の可否などを確認します。多くの認定時刻認証局は、APIを通じた自動発行や、会計システムとの連携機能を提供しています。
また、発行できるタイムスタンプの数や、保存期間、サポート体制なども選定基準となります。自社の取引量や運用体制に応じて、適切なサービスを選択することが重要です。

タイムスタンプの付与手順

タイムスタンプを電子データに付与する基本的な手順は、以下の流れで行われます。まず、対象となる電子データのハッシュ値を生成します。ハッシュ値とは、データの内容を表す固有の値で、データが少しでも変更されると異なる値になります。
次に、このハッシュ値を時刻認証局に送信します。時刻認証局では、受信したハッシュ値に対して正確な時刻情報を付加し、局の電子署名を施します。この処理により、タイムスタンプトークンが生成されます。
生成されたタイムスタンプトークンを、元の電子データと共に保存します。この際、データとタイムスタンプトークンを紐付けて管理することが重要です。
実際の運用では、多くの場合、会計システムや文書管理システムが自動的にこれらの処理を実行します。利用者は、システム上で必要な操作を行うだけで、タイムスタンプの付与が完了します。

発行期限と付与タイミング

電子帳簿保存法では、タイムスタンプを付与すべき期限が定められています。この期限を守ることが、法令要件を満たすための重要なポイントとなります。
スキャナ保存の場合、書類の受領後またはその業務処理後、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。この期限は、実務上の処理期間を考慮して設定されています。
電子取引データ保存でも、同様に取引情報の授受後おおむね7営業日以内の付与が求められます。ただし、これはタイムスタンプを選択する場合の期限であり、他の方法を採用する場合には適用されません。
定期的な業務フローの中にタイムスタンプ付与の作業を組み込むことで、期限遅れを防ぐことができます。週次での処理や、月次決算前の一括処理など、自社の業務サイクルに合わせた運用を検討しましょう。

無料と有料サービスの違い

タイムスタンプサービスには、無料で提供されるものと有料のものがあります。それぞれの特徴を理解して、自社に適したサービスを選択することが大切です。
有料サービスは、一般的に発行可能なタイムスタンプ数が多く、システム連携機能やサポート体制が充実しています。大量の書類を処理する企業や、複雑なシステム環境で運用する場合には、有料サービスが適しているでしょう。
一方、取引量が少ない小規模事業者や、試験的に導入を検討している場合には、無料プランから始めることも考えられます。ただし、無料プランには発行数の制限や機能制限がある場合が多いため、注意が必要です。
サービスを選定する際には、初期費用や月額料金だけでなく、タイムスタンプ1件あたりのコスト、保存容量、API利用の可否なども総合的に検討しましょう。将来的な取引量の増加も見込んで、拡張性のあるサービスを選ぶことも重要です。

実務での運用ポイントと注意点

タイムスタンプを実際に運用する際には、いくつかの重要なポイントと注意すべき事項があります。ここでは、実務に即した運用方法と、起こりがちなトラブルへの対応について解説します。

効率的な運用体制の構築

タイムスタンプを効率的に運用するには、業務フローの中に組み込むことが重要です。書類の受領から保存、タイムスタンプ付与までの一連の流れを明確にし、担当者が迷わず処理できる体制を整えましょう。
多くの企業では、会計システムや文書管理システムと連携させることで、自動的にタイムスタンプが付与される仕組みを構築しています。システム化により、人的ミスを減らし、処理の均質性を保つことができます。
また、タイムスタンプの付与状況を定期的に確認する仕組みも必要です。付与漏れや期限超過がないか、月次でチェックリストを用いて確認することで、法令違反のリスクを低減できます。
担当者の教育も重要なポイントです。タイムスタンプの意義や法令要件、具体的な操作方法について、定期的な研修を実施することで、運用品質を維持できます。

よくあるトラブルと対処法

タイムスタンプの運用では、いくつかのトラブルが発生することがあります。あらかじめ対処法を知っておくことで、スムーズに問題を解決できます。
よくあるトラブルの一つは、タイムスタンプの付与期限を過ぎてしまうケースです。この場合、過去に遡ってタイムスタンプを付与することはできません。発見次第、速やかに付与し、経緯を記録しておくことが重要です。
また、システム障害によりタイムスタンプが付与できない場合もあります。このような事態に備えて、代替手段を用意しておくことが望ましいでしょう。事務処理規程に基づく運用や、一時的な紙保存など、バックアップの方法を検討しておきましょう。
タイムスタンプの検証エラーが発生することもあります。これは、データが改ざんされたか、タイムスタンプ自体に問題がある可能性を示しています。原因を特定し、必要に応じて時刻認証局に問い合わせることが必要です。

代替方法の選択と組み合わせ

タイムスタンプの代替方法として、事務処理規程による運用や、訂正削除履歴が残るシステムの利用があります。これらの方法は、タイムスタンプと組み合わせて使うこともできます。
例えば、通常はクラウドシステムの訂正削除履歴機能を利用し、システムが利用できない場合には事務処理規程に基づく運用に切り替えるといった方法が考えられます。複数の方法を組み合わせることで、柔軟な運用が可能になります。
事務処理規程を採用する場合には、国税庁が公表しているサンプルを参考に、自社の実態に合わせた規程を作成することができます。この規程には、責任者の明記、訂正削除の手続き、承認フローなどを具体的に記載しましょう。
どの方法を選択するかは、自社の取引量、システム環境、コスト、業務フローなどを総合的に考慮して決定します。必要に応じて、税理士や専門家に相談することも有効な選択肢です。

税務調査への備え

電子帳簿保存を行っている場合、税務調査では電子データの提示が求められることがあります。タイムスタンプが適切に付与され、検証可能な状態で保存されていることを示す必要があります。
税務調査に備えて、タイムスタンプの付与記録や検証結果を定期的に確認し、保存しておくことが重要です。また、使用している時刻認証局の認定状況や、システムの要件適合性を示す資料も用意しておきましょう。
調査官から電子データの提供を求められた際には、速やかに対応できる体制を整えておくことが望ましいでしょう。データのエクスポート方法や、タイムスタンプの検証手順を事前に確認しておくことで、スムーズな対応が可能になります。
また、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを証明するため、事務処理規程や運用マニュアル、システムの設定画面のスクリーンショットなども保管しておくと有用です。

まとめ

電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプは、電子データの真正性と完全性を証明する重要な技術です。時刻認証局が発行するタイムスタンプを付与することで、データが特定の時点に存在し、その後改ざんされていないことを客観的に証明できます。
タイムスタンプが必要となるのは、主にスキャナ保存と電子取引データ保存の区分ですが、訂正削除履歴が残るシステムの利用や事務処理規程による運用など、代替方法も認められています。自社の取引量やシステム環境に応じて、適切な方法を選択することが重要です。

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