問い合わせ対応を効率化！ 発生件数や対応時間を削減する対策とは
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自社の商品やサービスに関するマニュアルは、正しい使い方や注意点などを伝えるために重要です。しかし、マニュアルを作る時間がなかったり、作ったものの分かりにくかったりしてお困りの方も多いのではないでしょうか。
この記事では、マニュアル作成を外注するメリットや、外注する場合の費用相場、外注した方がよいケースなどについて解説します。分かりやすいマニュアルを効率的に作成したい方はぜひ参考にしてください。
マニュアル作成は外注できる？
マニュアル作成は、専門の業者に外注することが可能です。マニュアル作成会社によって内容は異なるものの、主に次のようなサービスを利用できます。
- 製品の利用マニュアルの新規作成
- 業務マニュアルの新規作成
- 既存のマニュアルの更新、ブラッシュアップ
- マニュアルの電子化
- 動画マニュアルの作成
社内でマニュアルの作成や更新に割けるリソースがない場合は、専門業者への外注がおすすめです。
マニュアル作成を外注するメリット
マニュアル作成を外注すると、社内で作成する手間が省ける以外に次のようなメリットが得られます。
品質を担保できる
マニュアル作成会社には、文章作成やレイアウト、デザインなどの専門スキルを持ったスタッフが在籍しています。そのため、マニュアルの品質が担保されることが外注するメリットです。また、翻訳に対応しているマニュアル作成会社に依頼すれば、多言語に対応した高品質なマニュアルを作成できます。
利用者目線のマニュアルが作成できる
マニュアルに記載する内容は、利用者目線で考えることが大切です。しかし、社内のスタッフがマニュアルを作成する場合、専門用語を使ってしまい利用者にとって分かりにくくなる可能性があります。一方、専門業者に外注すると、ユーザーの知識レベルに合わせた平易な表現でマニュアルを作成することが可能です。
知見・ノウハウが活用できる
マニュアル作成を外注すると、これまでに専門業者が培ってきたマニュアル作りの知見やノウハウが活用できます。自社と同じ業界のマニュアル作成実績を持つ専門業者なら、過去の制作事例も参考にしつつ、目的に合うマニュアルを作ることが可能です。
疑問や不明点などを相談できる
マニュアル作成に慣れていない企業では、どのようなマニュアルを作成すればよいか分からないこともあります。マニュアル作成会社に外注すると、ヒアリングを通じて疑問や不明点などが解決できます。専門知識を持ったプロに相談しながら、スムーズにマニュアルを作れることが外注のメリットです。
社内では気づけない部分を指摘してもらえる
社内のスタッフは自社の製品やサービスに関する知識が豊富なため、マニュアルの分かりにくい部分に気づけない場合があります。マニュアル作成会社に依頼すると、社内では気づけない部分を指摘してもらうことが可能です。
納期や費用が明確になる
マニュアル作成会社に外注する場合、見積もりの時点で納期や費用が明確になります。そのため、いつまでもマニュアルが完成しなかったり、予想以上のコストがかかってしまったりする心配が少ないです。
マニュアル作成の外注における費用相場
マニュアル作成にかかる外注費用は、依頼する作成会社や内容によって異なります。一般的なマニュアル作成の費用相場は次の通りです。
企画構成5万円～30万円程度
企画構成には、マニュアルのコンセプト作りや目次作りなどの作業が含まれます。
原稿作成1ページあたり8,000円～2万円程度
マニュアルの原稿作成費用は、改訂作業なのか、新規作成なのか、またページ作成の難易度で変化するのが一般的です。
画像作成1点あたり2,000円～1万円程度
マニュアルに載せるイラストや写真、グラフなどの画像を作成してもらう場合、点数に応じた費用がかかります。
これらに加えて、コンサルティング費や制作管理費が別途かかるケースもあります。実際にかかる費用は、マニュアル作成会社に見積もりをとって確認しましょう。
マニュアルを外注した方がよいケース
次のような条件にあてはまる場合、マニュアルを外注した方がよいと考えられます。
新しい製品やサービスを販売する
これまでにない新製品やサービスの販売を開始する場合、マニュアル作成の外注がおすすめです。新しい製品やサービスのマニュアルは新規に作成する必要があり、大きな手間がかかります。外注すれば、新製品の販売スケジュールに合わせて、分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。
マニュアルを内製する時間がない
社内のスタッフが忙しく、マニュアルを内製する時間が取れない場合も、専門業者への外注が適しています。原稿の作成やデザイン、レイアウト等を自社で行う手間を省き、効率的なマニュアル作成が可能です。
マニュアルがあるのにユーザーからの問い合わせが多い
すでにマニュアルでユーザーが課題を自己解決できず、問い合わせが多い場合も専門業者への外注が適しています。マニュアル作成のプロに依頼すれば、より分かりやすく作り変えることが可能です。
マニュアル作成を外注すると、さまざまなメリットが得られます。内製する場合と比べて、高品質なマニュアルを短期間で作成することが可能です。
特に、新しい商品やサービスを販売する場合や、既存顧客からの問い合わせが多い場合などは外注が適しています。より良いマニュアルを作成するために、プロへの相談を検討してみてはいかがでしょうか。
以下のページでは操作マニュアルや製品マニュアル、業務マニュアルなどを制作するサービスを紹介しています。マニュアル作成の外注を検討したい方はたかきデザインオフィスまでご相談ください。
