2019年8月8日、富士ソフト アキバプラザで「働き方改革(テレワーク)体感セミナー 1万人の社員が実践中! テレワークの普及のハードルとなるセキュリティ面を解決するコツを教えます」を開催しました。富士ソフトは、日本テレワーク協会の「第17回テレワーク推進賞」の会長賞を受賞し、総務省の「テレワーク先駆者百選」にも認定されています。セミナーでは、当社の実例をベースに、テレワークを定着させる方法やセキュリティへの取り組み方、ペーパーレスシステム「moreNOTE」と仮想デスクトップソリューション「VMware Horizon」の使い方のコツなどを紹介しました。

従業員が納得し腹落ち感のある改革を実践してほしい ―― ITコンサル室 課長 深津容乃

富士ソフトでは、「ゆとりとやりがい」をテーマに最新のIT技術を取り入れた働き方改革を実践しています。その中でテレワークについては、社外から賞をいただくほど充実した制度となっています。

当社の在宅勤務制度の歴史は長く、1989年に育児・介護など特別な事情がある社員を対象にした制度として導入し、2013年には全社員を対象に拡大させました。勤怠制度としては、コアタイムのない「スーパーフレックス」を1990年から開始。2018年からは、半日有休の時間帯を固定せずフレキシブルに取得可能な「フレキシブル有休制度」と、リフレッシュタイムを10分単位で認める「リフレッシュタイム制度」を加えた「ウルトラフレックス」をスタートさせました。

IT環境については、2013年に私用端末の業務利用を許可する「BYOD」を開始し、2018年からは全社員にタブレット端末を配布。その他、「ノー残業デー」や「副業許可」なども進めてきました。こうした取り組みにより、2018年には在宅勤務制度の利用者は年間延べ5,930人(前年比1.5倍)まで増加しました。

富士ソフトのテレワーク導入事例では、テレワークを実現したポイントが4つあると考えています。

①きめ細かい制度改革
②実現するための現場環境・施策整備
③職種・環境に応じたICTツールの選択
④トップダウン

例えば➁の現場環境では、テレワークのためにまずはペーパーレス化、データのクラウド化を推奨しています。私はコンサルタントとして、働き方改革、テレワーク導入のご相談を受けていますが、お客様から「社内で在宅勤務を許可したが、仕事や会議が紙ベースで、結局、社内にいないと仕事ができない環境であることが、制度導入後に分かった」というお話をよく聞くからです。同時に、情報持ち出しに関するセキュリティルールの見直しも必要となってきます。制度を取り入れるだけでなく、従業員が利便性を実感できるしくみにしていくことが必要です。

そのためには経営的観点、技術的観点、現場の観点、従業員の観点から改革に取り組んでいくことが重要です。こうしたノウハウを、コンサルティングサービスとしてお客様に提供しています。「成功した」といえる働き方改革は、従業員が納得し、腹落ち感のある改革にこそあります。

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働き方改革ソリューション

組織的対策と技術的対策の組み合せ、VDIとクラウドの使い分け、生産性とセキュリティの両立を ―― セキュリティ事業推進部長 / フェロー 渡辺露文

IT管理者にとってテレワークは馴染みのある働き方であり、私自身もテレワークを20年ほど続けてきています。テレワークを行う場合、リスクへの対策が重要なポイントとなります。

テレワークに伴うリスクとしては、大きく「情報漏えい」と「公衆無線LAN利用により攻撃を受ける懸念」の2つがあります。情報漏えいのリスクは、端末の紛失(PC、スマホ、タブレット)、印刷物の紛失、第三者に画面を覗かれる、第三者に通話内容を聞かれる、シャドーITの利用などです。こういったリスクに対して、テレワークではセキュリティの確保が不可欠となります。

富士ソフトでは、セキュリティを確保するために、組織的(ルール策定、啓蒙・教育、インシデント対応)、技術的(ネットワーク管理、端末管理、クラウド管理)、物理的(ICカードによる入退室管理、私物持ち込み制限)な観点から対応してきました。

組織的な対応では、平時からセキュリティホットラインとポケットガイドによりセキュリティ事故発生時の即時報告を徹底しています。ひとたびセキュリティ事故を発生させると、本人の上司(部長、課長)を招集してセキュリティ事故反省会が開催され、事前に作成した事故報告書を元に原因、再発防止策を激しく議論する、「事故を起こしたくない」と強く思わせる取り組みを実施。これらによる“ヒヤリ・ハット”の徹底で重大事故を未然に防止しています。

技術的な対応では、VDIとクラウドを使い分けて生産性とセキュリティを両立したテレワークを実現しています。例えば、在宅勤務の際にデスクワークでがっつり仕事をする場合はVDIを、外出先でプレゼンや会議、メールチェック、経費精算などをスマートに行いたい場合はクラウド利用を、といったように場所や用途に応じた使い分けが重要です。

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セキュリティソリューション

ペーパーレスシステムmoreNOTEでワークスタイルを一変 ―― プロダクト事業本部 moreNOTE事業部長 永瀬佳代子

富士ソフトでは、テレワークを実践するうえでクラウドを活用しています。なかでも重要なしくみの1つが、自社開発のペーパーレスシステム「moreNOTE(モアノート)」です。moreNOTEには、「Green Action」という機能があり、ペーパーレス化の効果を見ることができます。当社ではmoreNOTEを利用して、毎月約100万枚の紙を削減しています。

ペーパーレス化の効果が見えるmoreNOTEのGreenAction画面

私は普段、メインPC(2 in 1)、スマホ、タブレット、拡張ディスプレイを使って仕事をしていますが、moreNOTEは、このいずれの端末でも利用でき、経営層から現場まで使用できるツールです。

例えば当社の社内会議では、資料を紙で配布せずにmoreNOTEで共有します。経営会議などの全ての公式会議はもちろん、社員同士のちょっとした遠隔での打合せでも活用されています。会議資料は手元でくっきりと見やすく、会議中にカレンダーや過去の資料など個人的に見たいページへ簡単に切り替えることが可能です。会議参加者の意思疎通がしやすくなり、議論が活性化します。

情報共有の面では、資料がクラウド上で一元管理されるため、共有サーバにファイルが散在することがなくなり、修正版を毎回メールで回覧するといった手間もなくなります。手間が減るだけでなく、メールによる誤送信の防止、資料の全文検索、付箋を貼って探しやすくするなど、セキュリティや生産性の向上も期待できます。セミナーや研修でも、moreNOTEを利用することで、大量の資料を電子的に簡単に配布でき、利用者も自由に閲覧できます。

moreNOTEの効果は大きく以下の3つです。

①場所に依存しない業務の実現
②コスト削減
③セキュリティリスクの低減

ペーパーレス化により、大量の資料や動画をいつでも持ち歩き、外出中でも手書きで資料に書き込んで遠隔のチームメンバーに共有できます。紙資料では得られなかった効果を最大限に体感でき、これまでのワークスタイルを一変させます。

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富士ソフトのペーパーレスシステム moreNOTE (モアノート)

VMware Horizonでワークライフバランスの悩みを解決 ―― ソリューション事業本部 インフラ事業部 インフラソリューション部 課長 高橋百合子

高橋百合子

「キャリアアップしたいのに、社内の人と同じ土俵で働けない」「仕事と家事の時間をコントロールできないかな?」「育児と介護の“ダブルケア”、とにかく時間がない!」「持ち歩くにはPCは重すぎる」「通勤時間がなければ、学校行事の前後に仕事できる時間があるのに……」

かつての私は、ワークライフバランスに対してそんな悩みを抱えていました。これらを解決したのが、VDIによるテレワークです。VDIは、仮想基盤上にデスクトップを作成し、ユーザーには実際のデータではなく画面情報のみを転送するしくみです。データのやりとりを社内で完結させ、通信も暗号化されているのでどこからアクセスしても安心です。

VDIを実現するソフトウェアとしてVMwareが提供しているのが、仮想デスクトップソリューション「VMware Horizon」です。当社でもVMware Horizonを利用して、自宅や最寄りの拠点などから仕事ができる環境を整えています。PCだけでなく、スマホやタブレットからも利用可能で、場所を選ばずにいつでも同じ環境で作業できます。

システム側の管理面では、稼動している端末の数や状態を一目で把握できるため、管理性を向上させることができます。また、管理画面からPC本体に接続したUSBの接続を拒否するといった操作も可能です。このような機能で、外部からウイルスに感染したファイルを持ち込むことや、逆に機密情報を持ち出すことを防止できます。

VDIを利用することで、私を含めた多くの社員のワークライフバランスに対する悩みが解決しました。「どこでも同じ環境で仕事ができる」「通勤不要」「隙間時間も活用できる」「時間を選ばず作業可能」・・・VMware Horizonにより、セキュリティの確保と利便性が両立できたのです。

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デスクトップ仮想化ソリューション VMware Horizon


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