生成AIを活用した商談｜効果的な導入方法と具体的な活用シーンを解説

商談における生成AIの役割

生成AIは、商談プロセスのさまざまな段階で活用できます。商談前の準備段階では、顧客情報の整理や市場分析のサポートが期待できます。商談中には、質問への回答案の提示や補足資料の即時生成も可能です。
商談後のフォローアップでは、議事録の作成や次回提案の方向性を検討する際にも、生成AIが有用なツールとなります。このように、商談の準備から実施、フォローアップまでの一連の流れにおいて、生成AIは営業活動を支援する存在として機能します。

従来の商談手法との違い

従来の商談では、営業担当者の経験や勘に頼る部分が大きく、準備に多くの時間を要していました。顧客企業の情報収集には複数の情報源を調べる必要があり、提案資料の作成にも相当な労力がかかっていました。
生成AIを活用することで、これらの作業時間を短縮できます。顧客情報の要約や分析、提案書のドラフト作成などを自動化することで、営業担当者はより戦略的な思考に集中できるようになります。ただし、生成AIはあくまで支援ツールであり、最終的な判断は人が行う必要があります。

顧客情報の収集と分析

商談前には、顧客企業の事業内容や業界動向、競合状況などの情報を把握する必要があります。生成AIを活用すれば、公開されている企業情報やニュース記事、業界レポートなどを基に、顧客の現状を整理できます。
生成AIに顧客企業の基本情報を入力することで、その企業が抱えている可能性のある課題や、市場における立ち位置を分析することができます。これにより、顧客のニーズをより正確に把握し、的確な提案につなげられると考えられます。
ただし、生成AIが提供する情報の正確性は、入力されたデータの質に依存します。複数の情報源を参照し、人の目で内容を確認することが大切です。

提案資料の作成支援

提案資料の作成は、商談準備において最も時間を要する作業の一つです。生成AIを活用することで、提案書の構成案や各セクションの文章案を短時間で作成できます。
具体的には、顧客の課題や提供するソリューションの概要を入力することで、提案書のドラフトを生成できます。生成された内容を基に、営業担当者が自社の強みや具体的な数値を追加することで、説得力のある提案資料が完成します。
また、プレゼンテーション資料のスライド構成案や、各スライドに記載する要点の整理にも生成AIは有用です。視覚的な要素は人が調整する必要がありますが、テキスト部分の作成時間を大幅に削減できるでしょう。

想定問答の準備

商談では、顧客からさまざまな質問や懸念が提起されることがあります。生成AIを活用すれば、想定される質問のパターンと、それに対する回答案を事前に準備できます。
提案内容や顧客の業界特性を入力することで、生成AIは顧客が抱く可能性のある疑問点を複数提示し、それぞれに対する回答の方向性を示してくれます。これにより、商談中に想定外の質問を受けた際にも、落ち着いて対応できるようになります。
ただし、生成された回答案は一般的な内容であることが多いため、自社の製品やサービスの特徴を踏まえた具体的な情報を追加することが望ましいでしょう。

商談時の情報サポート

商談中に顧客から想定外の質問を受けた場合、生成AIを活用して迅速に情報を整理できます。モバイルデバイスやタブレットを通じて、その場で必要な情報を検索し、回答の方向性を確認することができます。
ただし、商談中に頻繁にデバイスを操作することは、顧客に対して失礼な印象を与える可能性があります。重要な質問については、その場で詳細な回答を控え、後日改めて情報を提供するという対応も検討すべきでしょう。

議事録作成の効率化

商談後には、話し合われた内容を記録し、次回のアクションを整理する必要があります。生成AIを活用することで、商談中のメモや録音データを基に、議事録のドラフトを作成できます。
商談で話し合われた要点や、顧客からの要望、次回までに準備すべき事項などを、生成AIが自動的に整理してくれます。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、その時間を次の商談準備に充てられます。
ただし、顧客との会話を録音する際には、事前に許可を得ることが必要です。また、生成された議事録の内容は必ず確認し、重要な情報の漏れや誤りがないかチェックすることが求められます。

フォローアップの提案生成

商談後のフォローアップメールや次回提案の方向性を検討する際にも、生成AIは有用です。商談内容を基に、顧客に送付するメールの文面案や、次回提案すべき内容の候補を生成できます。
フォローアップメールは、商談での議論を振り返り、顧客との関係を深める重要なコミュニケーション手段です。生成AIを活用することで、適切なトーンとメッセージを含んだメール文面を短時間で作成できるでしょう。

AIツールの選定基準

市場にはさまざまな生成AIツールが存在しており、それぞれ特徴や強みが異なります。自社の業務内容や予算、セキュリティ要件などを考慮して、適切なツールを選定する必要があります。
選定の際には、まず、出力される内容の品質と正確性を確認しましょう。次に、操作の容易さとユーザーインターフェースの使いやすさも大切です。
さらに、データのセキュリティとプライバシー保護の仕組み、コストと利用制限、既存システムとの連携可能性なども、選定時に確認すべき項目となります。無料トライアルや試用期間を活用して、実際の業務での使い勝手を確認することをお勧めします。

段階的な導入方法

生成AIの導入は、段階的に進めることで、組織への定着を促進できます。最初は、一部の営業担当者やチームで試験的に活用を始め、効果や課題を検証しましょう。
初期段階では、比較的リスクの低い業務、例えば提案書のドラフト作成や社内資料の要約などから始めるとよいでしょう。使用経験を積み重ねることで、生成AIの特性や効果的な活用方法が明らかになります。
検証段階で得られた知見を基に、活用範囲を徐々に拡大していきましょう。同時に、使用ガイドラインや運用ルールを整備し、組織全体での標準的な活用方法を確立していくことが望ましいです。

運用時の注意点

生成AIを継続的に活用していく上で、いくつかの注意点があります。まず、生成された内容は必ず人が確認し、誤りや不適切な表現がないかチェックする体制を整えることが必要です。
また、顧客情報や機密情報を生成AIに入力する際には、情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。利用するツールのセキュリティポリシーを確認し、社内の情報管理規定に従った運用を徹底することが求められます。
さらに、生成AIに過度に依存することなく、営業担当者自身の思考力や提案力を維持・向上させることも大切です。生成AIはあくまで支援ツールであり、最終的な判断と責任は人が担うという認識を持ち続ける必要があります。

測定すべき指標

生成AI活用の効果を測定する際には、複数の指標を組み合わせて評価することが効果的です。業務効率に関しては、商談準備にかかる時間や提案資料の作成時間の変化を測定できます。
商談成果については、成約率や提案の採用率、成約までにかかった期間などを指標として活用できます。これらの指標を生成AI導入前後で比較することで、具体的な効果が見えてきます。
また、営業担当者へのアンケートやヒアリングを通じて、使いやすさや業務負担の変化、提案の質の向上などを定性的に評価することも有用です。

継続的な改善方法

効果測定の結果を基に、生成AIの活用方法を継続的に改善していくことが大切です。うまく機能している部分はさらに強化し、課題が見られる部分については対策を講じていきます。
営業担当者からのフィードバックを定期的に収集し、使いにくい点や改善要望を把握することが推奨されます。また、生成AIツール自体も頻繁にアップデートされるため、新機能の活用可能性を検討することも効果的でしょう。
さらに、他部門や他社の活用事例を共有し、自社に取り入れられる要素を検討することで、生成AIの活用を継続的に改善できます。

生成AIを商談プロセスに活用することで、準備作業の効率化や提案の質の向上が期待できます。顧客情報の分析から提案資料の作成、想定問答の準備まで、さまざまな場面で生成AIは営業活動を支援します。
導入にあたっては、自社の業務内容や課題に適したツールを選定し、段階的に活用範囲を広げていくことが大切です。また、生成AIはあくまで支援ツールであり、最終的な判断と責任は人が担うという認識を忘れず持っておきましょう。
効果測定と継続的な改善を通じて、生成AIの活用方法を最適化していくことで、商談の成功率向上と営業活動の効率化を実現できるでしょう。自社の状況に合わせて、生成AIの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

富士ソフトでは2017年よりCRM（Salesforce）を自社導入し、顧客データを活用してお客様との関係性の強化による満足度と収益の向上を実現してきたナレッジを踏まえて、SalesforceだけでなくAgentforceやEinsteinといった生成AIソリューションの導入や利活用の提案を行っています。
Salesforce認定コンサルタント60名を含む約200名のSalesforce専任の技術者がAs-is To-beの整理（要件整理）から導入後のアフターサポートまでワンストップパートナーとしてお客様のニーズに合わせたご支援をいたします。