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確実な内部統制(compliance)

メールを安全にアーカイブ。内部統制担当の部長が喜々としている。
社員全員のメールを一括アーカイブ

社長プレゼンから4週間経ちました。プロジェクトは私の手から離れようとしています。プロジェクト全体にかかる金額を算出するにあたり、社外のベンダーに見積りを依頼しました。内部統制担当の部長は「社外のベンダーと情報交換するにあたり、セキュリティ対策は問題ないのか。我が社は、予算の関係上、メールのアーカイブを実現できていないが大丈夫なのか」と他人事のように心配しています。そこですかさず「社内、社外に関わらず、やりとりしたメールはすべてバックアップされています」と答えました。部長は、驚くとともにそのコストを心配したが、追加料金が一切必要ないことを伝えると、さらに目を丸くしました。
新たなソフトウェアもコストも必要とせず、メールのアーカイブが実現できるのです。驚くのも無理はないでしょう。

使いやすいメールのトレーサビリティ

私たちのプロジェクトがモデルケースとなり、Google Apps for Business(以降、Google Apps)が社内のスタンダードになりつつあります。社員が受発信するメールは、Google Appsで自動的に保存、バックアップされます。過って削除してしまったメールも復活でき、メール受発信の日時、送受信者アドレスなどを手がかりに、スピーディに検索でき、目的のメールにアクセスできます。いつ誰とどんなメールのやりとりをしたかといった、トレーサビリティにも優れています。
長年実現できなかったメールのコンプライアンス対策をあっという間に実現した部長の顔が明るくなりました。
部長…仲間がひとり増えた気がします。実は仲間は他にも増えていました。私のパートナーだった「半ばサーバ運営の要員」が戻ってきました。

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